Month: August 2021

Bảo vệ thiết bị cá nhân khi làm việc từ xa bằng VPN với Firewall tích hợp UTM

Nhân viên làm việc bằng Internet cá nhân tại nhà, đối mặt với các rủi ro thiếu công cụ bảo vệ an toàn cho máy tính cá nhân? Lo ngại dữ liệu công ty dễ bị thất thoát, hư hại, nhiễm virus … khi nhân viên làm việc tại nhà?

Trong tình trạng khó khăn như hiện tại, hầu hết các tổ chức/ doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang phương thức làm việc từ xa, làm việc tại nhà… Tuy nhiên, việc này biến doanh nghiệp đối mặt với một rủi ro lớn.

Mạng internet cá nhận tại nhà không có các chính sách bảo mật, được kiểm tra và bảo vệ an toàn thường xuyên bởi các chuyên gia hỗ trợ IT như mạng Internet ở văn phòng.
Thiết bị cá nhân, thiếu các công cụ, chính sách bảo vệ an toàn trước các rủi ro lây nhiễm virus, mã độc (malware), các loại thông tin khai thác độc hại (spyware, trojan … ) thậm chí khi đã được trang bị phần mềm diệt virus.
Việc thiết lập các kết nối VPN từ các công cụ đơn giản trên thiết bị cá nhân từ xa dễ dàng lây nhiễm virus và mã độc, hay thất thoát dữ liệu về máy chủ ứng dụng hoặc dữ liệu tại công ty/ cloud services
Máy tính cá nhân vẫn là mục tiêu đầu tiên trong các bước tiếp theo mà các hacker, hay tội phạm mạng tiến hành khai thác, vì người dùng vẫn không thể nào nhận diện và phát hiện được các rủi ro trong quá trình khai thác, tìm hiểu, download sử dụng các nguồn tài nguyên trên mạng internet.
Và một loạt các vấn đề khác …

Các phương pháp hay công cụ bảo mật được tạo ra nhằm hạn chế và thu hẹp tối đa các rủi ro và lỗ hỏng bảo mật mà các tội phạm mạng hoặc hacker có thể khai thác.

Giải quyết vấn đề này và chọn lựa giải pháp bảo mật phù hợp, chúng ta sẽ đi làm rõ dần cách thức hoạt động

Các phương thức mà Hacker hay tội phạm mạng tiến hành khai thác thông tin trên thiết bị của bạn

Hành động theo dõi quan sát của hacker hay tội phạm mạng cũng tương tự như cuộc sống ngoài đời thực vậy. Hacker hay tội phạm mạng có thể tập trung tấn bạn trên đường, khai thác sơ hở để trộm tài sản nhà bạn, hay lừa gạt bạn làm theo hướng dẫn để nhận được một phần thưởng hay món quà từ trên trời rơi xuống.

Khai thác lỗ hỏng & sơ hở trên thiết bị cá nhân

Đối với các thiết bị cá nhân: nó giống như ngôi nhà của bạn đang sinh sống vẫn tồn tại khá nhiều lỗ hỏng để tội phạm, trộm cắp có thể khai thác xâm nhập khi bạn mất cảnh giác. Việc sử dụng và truy cập mạng internet ở nhà hoặc wifi công cộng không giống như không gian mạng tại văn phòng, luôn được sẵn sàng và có nhân sự chuyên môn luôn quan sát, theo dõi, chăm sóc cập nhật thường xuyên các lỗ hỏng bảo mật trong hệ thống để bảo vệ và tạo ra không gian làm việc an toàn cho bạn.

Khi bạn làm việc từ xa hoặc tại nhà sử dụng các internet được cung cấp và sử dụng modem nhà mạng là những loại thiết bị chỉ thuần sử dụng cho mục đích kết nối internet và rất hạn chế về các tính năng bảo mật, bảo vệ thiết bị cá nhân và gia đình. Khi đấy bạn hoặc người trong gia đình có thể vô tình truy cập vào các trang web hoặc tải các tài liệu/ resource không an toàn về máy tính cá nhân mà không hề hay biết.

Khai thác sơ hở, lỗ hỏng dữ liệu trên mạng công cộng, internet

Dữ liệu bạn trao đổi trong mạng Wifi nội bộ, wifi công cộng, mạng internet giống như việc chúng ta đi trên đường mang theo nhiều tài sản mà không được che giấu hay cất giữ cẩn thận. Hacker có thể dễ dàng đọc được và xen vào lắng nghe khai thác các dòng thông tin trao đổi của chúng ta với khách hàng, đối tác, bạn bè….

Đánh lừa người dùng bằng các thông tin giật gân hay lợi ích béo bở

Tâm lý con người vẫn thường bị hấp dẫn bởi những thông tin mang tính kịch tính, tò mò, hay hấp dẫn bởi các món quà may mắn ngẫu nhiên, hay lo sợ bị người khác biết được bí mật cá nhân, … tâm lý này kích thích người dùng ngay lập tức click vào các link chứa các đoạn Script thực thi mã độc hay lây nhiễm trojan, phần mềm gián điệp, spyware, malware …

Phần mềm diệt Virus thông thường có thể giúp bạn đến mức nào?

Phần mềm diệt Virus (Anti-Virus) cơ bản thường hoạt động truy vết, tìm kiếm phát hiện mã độc, virus, spyware, malware … lây nhiễm trên file tài liệu hoặc dữ liệu lưu trong ổ cứng máy tính của bạn hoặc ổ USB di động. Chỉ có một số phần mềm Endpoint Protection mới bao hàm 02 tính năng :

Anti-Virus : quét, kiểm tra định kỳ file lây nhiễm virus trên máy tính hoặc mỗi lần bạn cắm ổ lưu trữ USB.
Và Inernet Security : kiểm tra theo dõi các hoạt động dữ liệu trao đổi ra/vào bất thường trên trình duyệt web, hay card mạng của bạn, để gửi cho bạn các cảnh báo an toàn và ngăn chặn các rủi ro truy cập internet.
Các tính năng cao cấp hơn: Một số các phần mềm còn có khả năng hỗ trợ quản lý chính sách tập trung theo yêu cầu chuyên môn và tiêu chuẩn chặt chẽ riêng của doanh nghiệp.

Các phần mềm thuộc loại Endpoint Protection hoạt động như một hệ thống tường lửa Mini trên máy tính để bảo vệ bạn an toàn khi thao tác trong môi trường không gian mạng công cộng.

VPN hoạt động như thế nào?

Khi bạn sử dụng mạng công cộng không có thiết lập kết nối VPN, thì Hacker có thể dễ dàng khai thác lắng nghe theo dõi các trao đổi thông tin hay dữ liệu giữa bạn với hệ thống hay nội dung chat không được mã hoá.

Khi bạn sử dụng thiết lập kết nối VPN về hệ thống tường lửa tại văn phòng thì mặc nhiên gần như toàn bộ các luồng và loại dữ liệu của bạn gần như được đóng gói (Encapsolution) và mã hoá (Encrypted) khi đi qua mạng internet. Hacker không khi cố gắng lắng nghe dữ liệu của bạn trao đổi chỉ có thể nhận được các chuỗi dữ liệu vô nghĩa như “ F□AFv□ &&QR ∞ ⌂□▪▫®°£*%$@5!⌂▪@ □5 “ và không thể nào giải mã dịch ngược lại nội dung có nghĩa vì dữ liệu được mã hoá bằng cách kết hợp các thuật toán mã hoá phức tạp kết hợp với mật khẩu từ 2 phía.

Hơn nữa, khi truy cập Internet trong điều kiện VPN (không thiết lập Splite tunnel) thì gần như toàn bộ traffice trên máy tính của bạn sẽ bắt buộc phải đi qua Firewall công ty trước khi được truy cập Internet.
Như vậy, máy tính của bạn có thể được bảo vệ tương tự như bạn đang sử dụng mạng tại văn phòng.
Các thiết bị Firewall được thiết lập các chính sách và cập nhật an toàn trước các danh sách địa chỉ thiếu an toàn, hay có các tính năng kiểm tra an toàn sâu (UTM Firewall) cho các truy cập để bảo vệ tối đa các truy cập máy tính của bạn đi internet.

Thiết bị tường lửa quét sâu (UTM Firewall) là gì ?

Chức năng cơ bản thông thường chỉ có thể giúp nhân viên quản trị mạng thiết lập các chính sách truy cập mạng đơn giản như:

Kiểm tra các địa chỉ nguồn và đích hợp lệ cho phép truy cập.
Kiểm tra các cổng dịch vụ, các ứng dụng, dịch vụ được cho phép ra vào trong mạng nội bộ và bên ngoài.
Chỉ cung cấp mở các loại cổng dịch vụ hoặc ứng dụng cho phép truy cập dịch vụ từ bên ngoài đến máy chủ như website, application portal, …
Hay thường xuyên kiểm tra cập nhật các danh sách các nguồn địa chỉ nằm trong danh sách đen từ các tổ chức bảo mật hay an toàn thông tin.
Firewall có các tính năng kiểm tra giám sát hiệu năng, ghi nhận địa chỉ thiết bị, các tính năng bảo mật an toàn, theo dõi giám sát lưu lượng băng thông cơ bản có thể hỗ trợ cho IT trong quá trình kiểm tra hay truy vết khi có vấn đề.

Ngoài ra, Firewall còn có các tính năng tự động (Automation) và thông minh hơn (Smart) với thế hệ Next Generation UTM Firewall với các tính năng hỗ trợ kiểm tra sâu các lưu lượng trao đổi/ ra vào mạng nội bộ thiếu an toàn.

Bảo vệ mạng an toàn (Network Protection):
Hỗ trợ client kết nối VPN được mã hoá an toàn, chống các tấn công khai thác lỗ hỏng bảo mật (ATP), các tấn công từ chối dịch vụ (DoS, IPS)…
Bảo vệ người dùng an toàn trước các truy cập web thiếu an toàn (Web Protection):
Người dùng sẽ không thể nào kiểm tra hay biết hết được trang web nào an toàn hay không, trong khi các hệ thống Firewall luôn được cập nhật liên tục từ trung tâm dữ liệu của hãng bảo mật để bảo vệ người dùng trước các rủi ro mới nhất.
Bảo vệ người dùng trước các gửi / nhận email thiếu an toàn (Email Protection):
UTM Firewall có thể giúp người dùng ngăn chặn được các Email spam, nặc danh, hoặc email kịch tính, lừa đảo, … chứa các mã độc hay chứa các đường link thiếu an toàn được gửi đến phần mềm gửi mail trên máy tính của bạn như Outlook, Thunderbird, Spark, MailSpring …

Bảo vệ người dùng trước các sử dụng ứng dụng thiếu an toàn hay không cho phép (Application Control) :
Tương tự, Firewall có thể thiết lập môi trường chỉ cho phép thiết bị nội bộ chỉ được sử dụng các ứng dụng (Application) trên web, mobile, các loại cloud services được cho phép như: Google Sync, Dropbox, Viber, Office 365, … và loại trừ các ứng dụng không an toàn hoặc không được cho phép.
Để thiết lập chặn các ứng dụng hay dịch vụ cloud bằng các phương pháp chính sách IT thông thường là gần như không thể, vì địa chỉ lẫn cổng dịch vụ của các ứng dụng luôn thường xuyên thay đổi và cập nhật mới mà IT không thể nào kiểm tra và cập nhật đầy đủ, thường xuyên được.

Sử dụng kết nối VPN trên UTM Firewall bảo vệ thiết bị của bạn thế nào?

Việc kết hợp sử dụng phần mềm Endpoint Protection và VPN Client về UTM Firewall ở công ty để sử dụng mạng internet và truy cập về kho tài nguyên dữ liệu, ứng dụng ở văn phòng có thể là một phương pháp bảo vệ tối đa môi trường mạng công ty bạn trong điều kiện làm việc từ xa hay tại nhà lâu dài.

Ngoài ra, để chặt chẽ hơn nữa, bạn có thể trao đổi với bộ phận IT để hỗ trợ kiểm tra thường xuyên, thiết lập các chính sách an toàn bảo mật bảo vệ tối đa cho người dùng

Các bất tiện hay khó chịu nào bạn phải chấp nhận khi VPN

Truy cập mọi thứ đều chậm?

Việc bạn phải đi qua một trạm kiểm tra an toàn trước khi mỗi khi truy cập vào dữ liệu hệ thống và truy cập sử dụng tài nguyên bên ngoài chắc chắn sẽ làm giảm băng thông truy cập intenet cũng như tăng độ trễ truy cập.

Không tự do thoải mái truy cập internet?

Bạn hay gặp phải những cảnh báo phiền phức như “bạn đang truy cập một đường dẫn thiếu an toàn, vui lòng liên hệ bộ phận quản trị …. ”. Đây là những bất cập bảng cần phải chấp nhận, các tính năng hệ thống bảo mật luôn giới hạn vùng không gian an toàn cho bạn làm việc, và chỉ cho phép mở rộng khi được người hỗ trợ quản trị hệ thống hỗ trợ bạn kiểm tra các đường link hoặc trang web đã thật sự an toàn để đưa vào Whitelist của hệ thống. Trong trường hợp này bạn nên tuân thủ chấp nhận và gửi cho người quản trị đường dẫn bạn thật sự cần cho công việc để được kiểm tra và đưa vào danh sách an toàn (whilte list).

Cảm giác luôn có người theo dõi giám sát bạn?

Bạn đừng quá lo lắng về việc nhân viên quản trị mạng công ty hay ban lãnh đạo có thể đọc và theo dõi mọi hành vi truy cập và sử dụng của bạn trong hệ thống. Bạn hãy hình dung tương tự nếu là một cảnh sát giao thông trên đường không thể bắt, kiểm tra và ghi nhận hết toàn bộ các phương tiện di chuyển qua con đường, họ chỉ đủ thời gian và tài nguyên để điều khiển các máy quét an ninh nhận diện các dấu hiệu không thiếu an toàn hay không cho phép chứ không thể xem được có gì bên trong túi hay giỏ xách của bạn việc này chỉ được thực hiện trong một số trường hợp cần thiết nhất định mà thôi, nhưng cũng phải được cho phép và tiêu tốn khá nhiều thời gian, cũng như phải đủ công cụ hỗ trợ nữa.

Bạn có thể sở hữu một thiết bị như vậy với chi phí hợp lý nhất?

Hiện tại trên thị trường có khá nhiều các dòng sản phẩm và model thiết bị UTM Firewall với các năng lực và chức năng có các mức giá khác nhau hỗ trợ cho đa dạng các phân khúc và quy mô doanh nghiệp trong thị trường, từ hơn 10 triệu, tới vài chục triệu, vài trăm triệu …

Sau đây là bảng ước toán chi phí cho hệ thống UTM Firewall mà bạn có thể ứng dụng cho doanh nghiệp:

Loại doanh nghiệp	Số lượng nhân viên sử dụng thiết bị	Giá trị đầu tư ban đầu	Giá trị duy trì bảo vệ hàng năm
Doanh nghiệp siêu nhỏ (Soho business)	Dưới 10 nhân viên	10.000.000 VNĐ	8.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp nhỏ (Small Business)	Từ 10 đến 30 nhân viên	15.000.000 VNĐ	12.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp vừa (Medium business)	Từ 30-70 nhân viên	25.000.000 VNĐ – 35.000.000 VNĐ	15.000.000 VNĐ – 25.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp trung bình (Enterprise business)	Trên 70 – 250 nhân viên	80.000.000 VNĐ – 100.000.000 VNĐ	35.000.000 VNĐ -50.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp diện rộng (Large Business)	Trên 250 nhân viên	200.000.000 VNĐ – 500.000.000 VNĐ hoặc lớn hơn	50.000.000 VNĐ -150.000.000 VNĐ hoặc lớn hơn

Vui lòng liên hệ để tư vấn lựa chọn phù hợp và giá tiết kiệm.

Hãy liên hệ (contact@ccvi.vn ) chúng tôi hoặc điện thoại (0902355580) để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Hỗ trợ miễn phí:
Tư vấn lựa chọn giải pháp, dòng sản phẩm, tính năng phù hợp.
Tư vấn và hỗ trợ thiết lập mô hình và chính sách truy cập phù hợp.

— o —

TỔ CHỨC LƯU TRỮ ĐẶT TÊN TÀI LIỆU GIÚP BẠN CẢI THIỆN HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC?

Bạn thường xuyên mất nhiều thời gian để tìm kiếm lục lại mớ tài liệu file đã lưu trữ mà không thể nhớ được là mình đã lưu chúng ở đâu?

Bạn thường xuyên bực bội vì không thể tìm được file bằng các từ khoá gợi nhớ, hoặc công cụ tìm kiếm thực thi việc tìm kiếm quá lâu?

Bạn phải sử dụng tính năng Advance Seach để đọc và tìm metadata keyword trong các file tài liệu đã từng đọc hay làm việc?

Bạn bực bội vì khi mở và lưu file đường dẫn hay gặp trục trặc mà không rõ lý do?

Trước sự bùng nổ của thông tin mang lại cho con người một kho tài nguyên tri thức có thể tiếp cận và sử dụng bất kỳ lúc nào, hay bất kỳ ở đâu. Tuy nhiên, việc chọn lọc lưu trữ lại các dữ liệu và thông tin cần thiết gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là công việc và kỹ năng tìm kiếm liên quan nhiều tới tư duy lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu của bạn. Theo một số các đánh giá, thì hiệu suất làm việc của người lao động cũng bị ảnh hưởng khá nhiều bởi kỹ năng tìm kiếm, và tiêu tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm (search) và lọc (filter) file dữ liệu. Hiệu suất thời gian làm việc có thể giảm tới 30-50% cho các thao tác như vậy hằng ngày mà đôi khi bạn khó nhận ra vì thói quen làm việc? Vậy vấn đề chính nằm ở đâu?

Bài viết này nhằm mục đích chia sẻ để bạn có thể hiểu được cách thức mà bộ nhớ máy tính lưu trữ, các phương pháp tối ưu việc lưu trữ tìm kiếm và lọc thông tin khi cần thiết.
Những kỹ năng đơn giản này đôi khi sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả thời gian làm việc của bạn cho cho việc tìm kiếm và lọc dữ liệu, bạn sẽ có nhiều thời gian cho các công việc trí óc khác và giảm căng thẳng bực bội vì những việc không có nhiều ý nghĩa này. Nào chúng ta hãy bắt đầu khám phá nhé.

Nguyên lý lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng/ thư mục của bạn

Để hiểu rõ được tại sao bạn cần phải thực hiện các phương pháp đặt tên và tối ưu lưu trữ, bạn cần hiểu rõ cách mà một file được lưu trữ xuống ổ đĩa hay thư mục của bạn như thế nào? Cho dù bạn sử dụng phương pháp lưu trữ trên ổ cứng máy tính cá nhân, ổ lưu trữ ngoài hay các dịch vụ Cloud services…. Thì chúng cũng đều hoạt động trên cùng một nguyên tắc.

Khi bạn lưu trữ một file tài liệu (word, excel, power point, pdf …) vào thư mục thì thực ra máy tính của bạn đang thực hiện lưu trữ bao gồm 02 phần thông tin: thông tin chỉ mục và phần nội dung file tài liệu.

Nếu bạn đã từng đọc sách ở thư viện thì phần chỉ mục giống như bạn đi tìm tên và mô tả sách ở tủ tra cứu được sắp xếp theo thứ tự chữ cái từ A-Z, còn kho lưu trữ sách thật sự nằm ở gian phòng phía sau với các số hiệu tủ, và mã hiệu ngăn kệ để người quản thư có thể dễ dàng đi thẳng tới chỗ kệ sách trong kho mà mang ra cho bạn.

Nơi lưu thông tin chỉ mục (Directory table/ Index): sẽ lưu trữ tên file, định dạng file, đường dẫn file, và địa chỉ lưu trữ trên ổ cứng.
Nơi lưu nội dung file tài liệu (Data Store): Vùng lưu trữ dữ liệu file thật sự có thể nằm rải rác ngẫu nhiên hoặc xen kẽ giữa các vùng đĩa trống của ổ cứng chứ không liên tục như bạn nghĩ.

Đối với các loại ổ cứng cơ truyền thống HDD thì cấu trúc này ảnh hưởng khá nhiều tới hiệu suất tìm kiếm hay đọc file với content bên trong, vì mỗi lần file được tìm kiếm hay đọc thì ổ cứng phải di chuyển đầu đọc đến các vùng vành đai khác nhau của ổ cứng để đọc lên những phần (part) dữ liệu của file – bạn lưu ý là một file có thể được chia thành nhiều phần lưu trữ ở các vùng nhớ khác nhau chứ không liên tục trên ổ cứng của bạn.

Với ổ cứng SSD thì vùng nhớ được tổ chức dưới dạng các địa chỉ ma trận trên Chip nhớ nên dễ dàng và nhanh chóng đọc phản hồi ngay dữ liệu mà bạn cần, đối với các ổ cứng SSD chỉ gặp phải giới hạn ở hiệu năng đọc ghi liên quan tới 2 tham số băng thông và số lượng đọc ghi đồng thời.

Như vậy, khi lượng file dữ liệu trên thư mục hay ổ cứng của bạn càng lớn thì hiệu năng truy xuất càng giảm, và số lượng file trong thư mục hay ổ đĩa càng nhiều thì hiệu năng truy xuất

Định dạng bảng chỉ mục và Cách thức dữ liệu được tìm kiếm trên bộ nhớ.

Định dạng và giới hạn của địa chỉ đường dẫn chỉ mục.

Đối với ổ cứng định dạng NTFS trên máy tính Windows thì sử dụng bảng mã Unicode có các ngưỡng giới hạn sau về chiều dài tên file, tên một thư mục và tổng chiều dài đường dẫn như sau:

Giới hạn tối đa của tên file là 255 ký tự
Giới hạn tối đa của tên 1 thư mục là 260 ký tự
(mặc định với win10/ server 2016 hoặc các windows cũ hơn – max_path)
Chiều dài tối đa của 1 đường dẫn là 32,767 ký tự.

Vấn đề với chiều dài đường dẫn lưu trữ/ tên file.

Chúng ta có thể đọc được dễ dàng tên file bằng và thư mục có dấu hoặc không dấu, tuy nhiên đối với máy tính chỉ hiểu và biên dịch tên file dưới dạng bảng mã ký tự Unicode thông thường phức tạp như “ADFC24”.

Khi bạn lưu các tên file/ đường dẫn bằng tên Tiếng việt (sử dụng bảng mã utf-8) thì đều được chuyển ngữ thành 02 ký tự Unicode. Như vậy, một file/đường dẫn được đặt tên bằng ký tự có dấu sẽ có chiều dài lưu trữ gấp đôi so với tên không dấu. Việc lưu trữ tên file và thư mục quá dài sẽ làm giảm hiệu suất và thời gian tìm kiếm của bạn. Khi đường dẫn lưu trữ file tới giới hạn tối đa của đường dẫn thư mục, và bạn sẽ không thể tìm kiếm được file, sao lưu hoặc copy thiếu các file / thư mục có đường dẫn quá dài. Như vậy đặc biệt trong doanh nghiệp bộ phận IT sẽ không thể hỗ trợ bạn backup toàn vẹn phần dữ liệu này thường xuyên được. D:\very long path\\?\

Các yếu tố sử dụng nào ảnh hưởng tới hiệu quả tìm kiếm và truy xuất dữ liệu của bạn?

Tên tệp quá dài

Tên tệp quá dài không hoạt động tốt với hầu hết các phần mềm, và ảnh hưởng nhiều tới hiệu năng tìm kiếm, copy, backup …

Tên tệp quá vắn tắt

Với một tên tệp quá vắn tắt bạn khó có thể tìm kiếm hoặc hiểu được nội dung mục đích bên trong của file.

Tên tệp với các chuỗi ký tự không có ý nghĩa

Tên tệp được tạo ra từ các website hay phần mềm thường có cách đặt tên mã hoá định danh tên theo quy tắc của phần mềm / website mà bạn tải xuống, khi bạn lưu trữ các tài liệu này thì cũng nên thiết đặt lại tên tài liệu và lựa chọn đường dẫn lưu trữ hợp lý.

Tệp không lưu trữ thành các phiên bản

Việc lưu trữ file không sắp xếp thành các phiên bản có thể làm bạn phải mất nhiều thời gian kiểm tra so chiếu thông tin ngày giờ tạo … để biết được đâu là tài liệu bản chính sau cùng hay các thay đổi nào trong quá trình lưu trữ hoặc dễ nhầm lẫn lưu đè dữ liệu không mong muốn.

Tên tệp có chứa các ký tự đặc biệt

Bạn tuyệt đối không nên đặt tên file / thư mục bằng các ký tự đặc biệt như: [ ~! @ # $% ^ & * () `; <>? , [] {} ‘” hay | ], các ký tự đặc khó có thể nhận diện hoặc đọc được bởi hầu hết các phần mềm.

Hạn chế sử dụng các dấu cách

Bạn nên hạn chế sử dụng dấu cách để đặt tên tệp cho một số loại phần mềm có thể không nhận dạng hoặc nhận dạng tên sai, đối với các loại file server hay ổ cloud drive thì đã được hỗ trợ tốt nên bạn có thể thoải mái đặt tên file/ thư mục có dấu cách nhé.

Tài liệu thường xuyên được tải mặc định xuống thư mục “Download” hay “My Document”

Đây là 02 thư mục phục vụ cho công việc lưu trữ và đọc nhanh các tài liệu được tải xuống tạm hoặc đọc qua rồi xoá. Việc lưu quá nhiều file tài liệu trong các thư mục mặc định này có thể nhanh chóng làm đầy ổ C:\ cũng là tác nhân làm máy tính xử lý chậm hơn.

Các phương pháp và quy tắc lưu trữ file tài liệu bạn có thể tham khảo?

Việc bạn duy trì một thói quen cho cách quy định đặt tên tài liệu được lưu trữ ngay từ đầu rất quan trọng và ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả tìm kiếm tài liệu về sau. Việc chú ý tới sắp xếp và tổ chức lưu trữ tài liệu ngay từ đầu có thể giúp bạn tìm kiếm lại các tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng về sau.

Bạn có thể thiết lập một cấu trúc thư mục rõ ràng và có trật tự như tên dự án, chủ đề, thể loại, ngày tháng năm, trạng thái hoặc phiên bản của tài liệu … giúp bạn có thể gợi nhớ về các loại từ khoá hoặc lọc dữ liệu (short), kiểm tra sự thay đổi, xác định loại tài liệu sau cùng …

Các phương pháp đặt tên cho file tài liệu

Các yếu tố bạn có thể dùng để đặt tên file hoặc tiếp đầu ngữ bao gồm:

Theo loại tài liệu như Contract, Project, PO, Quote, Estimate, Dealer, PriceList, Waranty…
Theo chức năng của tài liệu: Brochure, Planning, Checklist, implement, Guideline, Meeting Note Template….
Theo thể loại / dòng phẩm: Furniture, hardware, software,
Theo tên khách hàng / đối tác:
- Từ đơn vị của bạn gửi đến khách hàng: <tên cty bạn vắn tắt>_<tên công ty đối tác/ khách hàng vắn tắt>
- Form hoặc tài liệu từ nhà cung cấp/ đối tác: <tên công ty đối tác/ khách hàng vắn tắt>_<tên cty bạn vắn tắt>
Theo mã hồ sơ, mã tài liệu, ngày tháng năm: YYYYMMDD: Cách này giúp bạn có thể quản lý các phiên bản thay đổi của tài liệu được cập nhật theo ngày hoặc có thể tìm kiếm hoặc lọc (short) dữ liệu và tìm ra thời gian và phiên bản tài liệu sau cùng một cách nhanh chóng.
Cách đặt tên theo ngày/tháng/năm bạn còn có thể kết hợp với các từ trạng thái như _draff, _update, _revise, _approve, _final,… để xác định trạng thái của tài liệu khi được lưu chuyển trình duyệt giữa các bộ phận hay các cấp quản lý
Sử dụng các số thứ tự theo định dạng 01, 001 thay vì 1,2,….10, 11, …100,101

Cách phân loại và đặt tên cho các thư mục chính:

Đầu tiên thường nhất là bạn vẫn phân loại theo bộ phận hoặc phòng ban, cách này giúp bạn có thể dễ dàng phân loại, phân quyền và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và tránh gửi các thông tin cho bộ phận hoặc cá nhân không phù hợp.

Kế đến là các thư mục phân loại theo chức năng/ hoạt động công việc như Design, Planning, Quotation, Contract, Delivery, Report, Trainnning,

Hoặc phân loại các tài liệu theo tên khách hàng (Customer), tên dự án (Project), hay bán hàng

Kế đến là sử dụng các số thứ tự 01, 001 … cho tài liệu hoặc thư mục, giúp bạn định vị được mức độ ưu tiên kiểm tra thứ tự số lượng tài liệu theo quy trình … cũng giúp cho các thư mục hay file quan trọng luôn được sắp xếp (sort) ở vị trí đầu tiên của thư mục khi được mở.

Đặc biệt các thư mục thuộc loại hình ảnh hoặc video cũng cần được lưu trữ ở một thư mục riêng, các file hình ảnh thường làm dữ liệu phân mảnh, ứng dụng explorer của windows luôn cố gắng để đọc hiển thị preview hình ảnh / video làm cho việc truy xuất và tìm kiếm lâu hơn. Hơn nữa, các file video thường chứa dung lượng lớn hoặc không cần thiết sao lưu thường xuyên có thể ảnh hưởng nhiều tới hiệu suất và thời gian khi bạn thực hiện các thao tác lọc, phân loại, copy, lưu trữ, backup dữ liệu của bạn trong các thư mục.

Việc sau cùng đó là bạn nên Archiving dữ liệu: sau một thời gian bạn lưu trữ và đặt tên quá nhiều tài liệu hoặc dữ liệu, một số tài liệu hay phiên bản quan trọng, thường xuyên sử dụng, lại nằm xen lẫn với các loại tài liệu không quan trọng bằng nhưng chúng dễ dàng làm bạn lẫn lộn, nhưng bạn lại không thể hoặc không muốn xoá chúng. Bạn hãy tạo riêng 1 thư mục Archiving và di chuyển hết toàn bộ các tài liệu thứ yếu không quan trọng này vào đấy để có thể xem hoặc truy cứu lại khi cần thiết.

Case Study & Example

Sau đây là cách yếu tố lưu trữ và đặt tên bạn cần chú ý, và tham khảo để thiết lập một cách khoa học.

Tên hoặc từ viết tắt của dự án
Số hiệu tài liệu (theo số văn bản nếu có)
Ngày thực hiện tài liệu
Loại, ví trí, chức năng của tài liệu
Tên mô tả ngắn gọn nội dung tài liệu
Số hiệu phiên bản, hoặc trạng thái tài liệu (nếu cần)

Các cấu trúc lưu trữ tham khảo như:

<YYYYMMDD_VIẾT TẮT TỔ CHỨC_VIẾT TẮT LOẠI TÀI LIỆU_MÔ TẢ GỢI NHỚ_ PHIÊN BẢN>

Ví dụ: 20210610_CCVI_Propose_Ha tang trung tam du lieu_revised

<TÊN VIẾT TẮT KHÁCH HÀNG_LOẠI TÀI LIỆU_MÔ TẢ GỢI NHỚ_PHIÊN BẢN_DDMMYYYY>

Ví dụ: HoangDieu_BanVe_ThietKeNha_v2_11072021

Cấu trúc thư mục tổ chức tham khảo:

Ví dụ:

Bạn cần tư vấn các vấn đề về giải pháp tổ chức hệ thống File Server, Cloud Drive Services … hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn

Hãy liên hệ (contact@ccvi.vn ) chúng tôi hoặc điện thoại (0902355580) để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Hỗ trợ miễn phí:
Tư vấn lựa chọn giải pháp lưu trữ chia sẻ phù hợp.
Tư vấn và hỗ trợ tổ chức cấu trúc và phân quyền chia sẻ dữ liệu trong doanh nghiệp.

— o —

CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG, BÁN HÀNG TẠI NHÀ VỚI CÁC GIẢI PHÁP TAI NGHE CHỐNG ỒN

Trong một số điều kiện bắt buộc đa phần nhân viên văn phòng phải làm việc tại nhà, và không loại trừ cả nhân viên bán hàng qua điện thoai, chăm sóc hay hỗ trợ khách hàng từ xa… Hàng loạt các giải pháp hỗ trợ cho các nhân viên bán hàng Telesales, chăm sóc tiếp nhận cuộc gọi hỗ trợ khách hàng bằng các giải pháp như thiết lập kết nối VPN làm việc từ xa về hệ thống ở công ty, các thiết lập điện thoại Voice IP mang về nhà, phần mềm VoiceIP trên điện thoại, hay trên máy tính PCs,… có thể giải quyết một phần cho các tư vấn viên có được khoảng 50-60% môi trường và điều kiện làm việc tại nhà.

Tuy nhiên, một số yếu tố khi làm việc tại nhà gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả và chất lượng chăm sóc khách hàng cho các tư vấn viên bán hàng qua điện thoại Telesales bao gồm:

Tiếng ồn xung quanh tại nhà, hàng xóm, công trình chung quanh … được thu vào mic/phone làm cuộc gọi của bạn thiếu chuyên nghiệp, giảm chất lượng âm thanh, và khách hàng không tập trung vào cuộc hội thoại của bạn?
Không chỉ có khách hàng, mà chính bản thân bạn cũng bị phân tâm vì các tiếng ồn hay các tác động xung quanh làm bạn mất tập trung lắng nghe và điều hướng tốt cho cuộc hội thoại và giữ được nhịp điệu tốt cho những giây kết nối quý giá với khách hàng?
Các yếu tố nhiễu kỹ thuật xảy ra ngay trên thiết bị và phụ kiện bạn đang sử dụng như tiếng vọng, lặp xung nhiễu (echo), hay tín hiệu kết nối kém ở các jack cắm … tạo ra các âm thanh rè rè, lộp bộp… bạn có thể mất kết nối đến khách hàng ngay trong 5 giây đầu tiên vì các âm thanh làm cho cả 2 bên đều khó chịu?
Chất lượng đường truyền, kết nối từ xa không ổn định làm các cuộc gọi của bạn bị ngắt quãng, âm kéo dài, hoặc không trong suốt ?

Các yếu tố về âm thanh giúp bạn cải thiện thêm + 30-40% hiệu quả khi làm việc tại nhà.

I. Giải pháp nào cho Telesales làm việc tại nhà?

Một giải pháp tai nghe headphone với các tính năng chống âm thanh tạp nhiễu với tai nghe chụp gọn nhẹ là một giải pháp tai nghe chống ồn có thể giúp bạn biến bất kỳ không gian khó chịu nào trở thành một không gian yên tĩnh hơn cả môi trường làm việc ở contact center bạn đang làm việc tại văn phòng.

II. Lựa chọn các loại giải pháp tai nghe phù hợp

Trên thị trường hiện nay có nhiều nhãn hiệu, mẫu mã cho bạn lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, chúng cũng làm cho ngay cả chuyên viên kỹ thuật cũng khá là phân vân trong việc lựa chọn các dòng sản phẩm hoặc mẫu mã phù hợp.

Sau đây là một số các tiêu chí của tai nghe chống ồn cần được xem xét để hỗ trợ cho bạn.

II.1 Khả năng chống ồn và xử lý tạp âm

Tiêu chí đầu tiên tất nhiên là khả năng lọc và khử nhiễu tạp âm không mong muốn từ môi trường xung quanh. Đa phần tai nghe chống ồn trên thị trường đều quảng cáo có khả năng này. Tuy nhiên với các loại tai nghe thông thường không có tích hợp các loại chip âm thanh cao cấp thì chỉ có thể khử nhiễu tiếng vọng đơn giản.

a . Các tính năng xử lý tạp âm và tiếng ồn thông minh hơn chỉ khi thiết bị thu/phát âm thanh được điều khiển bởi 1 bộ điều khiển MCU có chip vi xử lý chạy các chương trình thuật toán xử lý thông minh.
Và bạn có biết rằng, một số chủng loại tai nghe / headphone được tích hợp chip rất tinh vi để hỗ trợ cho việc này?

b . Còn đối với các thiết bị âm thanh cá nhân thì dựa nhiều vào thiết kế và chất lượng của các nguyên vật liệu được sử dụng trên thiết bị.

c. Khả năng khử nghiễu tạp âm đầu vào trên các thiết bị này đa phần được ứng dụng các kỹ thuật thu âm đa chiều, khuyếch đại khử nhiễu tại nguồn mic vào giống như các thiết kế trên thiết bị bộ đàm của quân đội hay các phòng thu âm.

Một thiết kế tai nghe với phần đệm bịt kín hoặc headphone chụp trọn phần tai của bạn cũng tạo ra một không gian cộng hưởng âm thanh biệt lập tránh các âm thanh nhiễu từ bên ngoài.

Đặc biệt, phần loa phát (speaker) một số sản phẩm sẽ lưu ý tạo ra thiết kế chống rung cộng hưởng với phần vỏ bằng lớp chống rung giống như một hệ thống treo.

II.2 Chất lượng âm thanh và micro

Tiêu chí thứ 2, đó là độ nhạy của Micro quyết định khả năng tạo âm thanh sống động và trung thực của âm thanh thu vào tạo cảm giác như bạn đang trò chuyện trực tiếp với người đối diện trong 1 phòng họp riêng.

II.3 Về thiết kế và sử dụng vật liệu

Đeo một bộ tai nghe gây đau hoặc cảm giác vướng víu hoặc headphone chộp đầu gây hầm, nặng nề, gây mỏi tai …. Sẽ làm bạn khó chịu và không thể tập trung tốt cho công việc hay cuộc nói chuyện.

Các tai nghe được thiết kế và sử dụng chất liệu tốt ngoài việc sẽ bền bỉ và ổn định mà còn giúp bạn cảm giác thoải mái nhất, loại bỏ các cảm giác tê mỏi, hầm nóng, thiếu thoáng khí, và có thể co giãn tốt nhất để phù hợp với kích thước khuôn đầu, khuôn tai của bạn.

III. Hỗ trợ nào dành cho bạn?

Các tai nghe hiện nay có nhiều loại và thương hiệu để bạn lựa chọn, tuy nhiên khá khó khăn cho những người không chuyên có thể chọn và quyết định nên mua loại nào cho phù hợp nhất với điều kiện làm việc và kết nối tương thích với các thiết bị cá nhân. Sau đây là một số các phân loại giúp bạn có sự lựa chọn phù hợp.

Thông thường tai nghe/ headphone vẫn có 02 dòng sản phẩm chính:

Earphone (tai nghe): là dạng tai nghe đeo hoặc nhét lỗ tai
Headphone: là dạng tai nghe ốp tai hoặc chộp đầu.

Ngoài ra còn kèm theo các chức năng được tích hợp như: tai nghe hoặc headphone có tích hợp Mic (2in1), và phân biệt bằng các loại cổng giao tiếp với các chắc năng mở rộng khác như: Bluetooth, usb, usb typeC, cổng lightning cho các thiết bị Mac/Apple, jack 3.5 1 line và 2 line, …

III.1 Tai nghe Bluetooth và pin tích hợp.

Bạn là một người thích nghe nhạc, thư giãn, trong khi vẫn làm việc đi lại?
Bạn hay làm việc, live stream, tư vấn bán hàng, hay hướng dẫn sử dụng cần phải đi lại hay thao tác?

Giải pháp tai nghe hay Headphone hoạt động bằng Bluetooth là một giải pháp thích hợp cho bạn giúp bạn thoải mái thao thác tay chân hay di chuyển trong khi vẫn tập trung được vào âm thanh, giọng nói tương tác với khách hàng hay đối tác.
Các tai nghe Bluetooth sẽ luôn kèm theo pin có thời gian đàm thoại lên tới 6-8 giờ đảm bảo cho bạn duy trì các buổi chia sẻ, đào tạo, bán hàng, livestream, … trong một khoảng thời gian dài.

Đặc biệt, đây cũng là giải pháp hữu hiệu giúp bạn sử dụng 1 loại tai nghe/headphone cho nhiều thiết bị đồng thời như laptop, điện thoại, ipad …

Hoặc bạn không cần phải suy nghĩ hay lo lắn lựa chọn loại tai nghe/headphone sao cho tương thích với đa phần các thiết bị mình đang sử dụng.
Điện thoại thông thường sử dụng jack phone 3.5/2.5, các thiết bị ultrabook hay dòng phone cao cấp sử dụng giao tiếp USB-TypeC, hay iPhone, Mac sử dụng cổng Lightning …

III.2 Tai nghe đầu cắm USB/ USB TypeC

Nếu bạn đang sử dụng máy tính để bàn hay laptop, tai nghe có đầu cắm USB có thể gần như tương thích với hầu hết các loại thiết bị này. Các dòng tai nghe có jack cắm USB cũng thường là lựa chọn với đầy đủ các chức năng 2in1 (mic & phone) trong 1 thiết bị, với chất lượng và các chức năng điều chỉnh xử lý âm thanh tốt hơn do có thể được tích hợp nguồn nuôi cho các chip xử lý tích hợp trên tai phone.

Tai nghe chụp 2 tai

Tai nghe chụp một bên tai

Đây là các dòng tai nghe tương thích với các dòng phát âm thanh số (Digital) và do tính chất hữu tuyến trực tiếp được kết kết nối trực tiếp vào thiết bị nên có thể được tận dụng để kết hợp với các phần mềm xử lý âm thanh video maker, hay tương thích tốt với các phần mềm video conference, livestream ngay trên máy tính.

III.3 Tai nghe có dây, Jack 3.5 tích hợp phone và mic trên 1 jack cắm

Tai nghe truyền thống đơn giản nhất và thường với chi phí tiết kiệm nhất vẫn là các loại tai nghe sử dụng tín hiệu Analog truyền thống với Jack cắm loại 1 jack 3.5 tích hợp gồm phone và mic, hoặc loại 2 jack cắm phone và mic tách rời với các dòng máy tính hoặc thiết bị truyền thống trước đây.

Hiện nay để đa dạng tương thích trên nhiều thiết bị bạn nên chọn loại tai nghe hoặc headphone với 1 jack cắm tích hợp. Có thể mua thêm phụ kiện cáp gộp tai nghe và mic jack 3.5 chuyển đổi cho các dòng thiết bị không sử dụng jack tích hợp.

III.4 Tai nghe có dây, sử dụng jack cắm chuyên dụng cho thiết bị IP Phone

Một loại tai nghe hay headphone chuyên dụng đặc thù khác chính là loại sử dụng jack cắm RJ11 thường sử dụng để mở rộng tai nghe cho các điện thoại để bàn, các thiết bị IP Phone hay được sử dụng trong các bộ phận TeleSales hay chăm sóc khách hàng…

Nếu bạn còn băn khoăn cho quyết định lựa chọn đầu tư cho mình loại/ thương hiệu tai nghe chống ồn chính hãng phù hợp? Hãy liên hệ (contact@ccvi.vn ) chúng tôi hoặc điện thoại (0902355580) để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Hỗ trợ miễn phí:
Ngoài ra, chúng tôi còn có thể hỗ trợ bạn miễn phí thiết kế xây dựng giải pháp làm việc từ xa cho Telesales, chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại thông qua các giải pháp:

Mở rộng mạng văn phòng bằng kết nối VPN Client số lượng lớn, đảm bảo hiệu năng ổn định.
Giải pháp tổng đài điện thoại Online, Cloud Voice.
Giải pháp quản lý theo dõi chia sẻ thông tin nhóm (Group)

— o —

SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI NHƯ MÁY SCAN QUA EMAIL TẠI NHÀ VỚI ADOBE SCAN PDF

Bước 1:
Trên điện thoại Android vào Play Store hoặc Apple vào App Store.

Bước 2:
Gõ vào khung cửa sổ tìm kiếm: Adobe Scan và tìm.
Sau đó nhấn vào Install để cài đặt ứng dụng trên điện thoại.

Bước 3:
Sau khi cài đặt hoàn tất, nhấp vào Open để mở phần mềm lên.

Bước 4:
Bắt đầu rê Camera vào trang in cần Scan
Lưu ý: cố gắn canh khung hình vuông vức để phần mềm nhận diện các góc trang, sau đó chọn Continue để lưu.
Hoặc trường hợp trang in chưa chuẩn thì có thể chọn lại Nút Retake để chụp lại đến khi nào chất lượng bản Scan ưng ý nhất.

Bước 5:
Sau khi đã chụp toàn bộ các trang, phần mềm sẽ hiển thị các bản Scan trong loạt thành 1 file, với:
1. Định dạng tên file tự động đặt theo ngày
2. Số trang đã Scan trong file, có thể vuốt sang để kiểm tra lại, trang nào dư cần xoá thì chọn Delete, hoặc xoay trang cho đúng hớng bằng nút Rotate, hoặc Cắt trang lại cho hợp lý chọn Crop….
3. Sau khi kiểm tra hết thông tin chọn Save PDF để lưu lại bản Scan ở định dạng PDF

Bước 6:
Sau khi hoàn thành bản Scan thì mở lại tên bản Scan vừa lưu, chọn Share để tiến hành chọn gửi file Scan qua Email, Zalo, Messenger, Viber, Bluetooth hay các công cụ tin nhắn khác …

Bước 7:
Ví dụ ở đây chọn gửi bản Scan qua Email.

Bước 8:
Nhập vào địa chỉ Email ở cột To:
Và nội dung Email ở phần Compose Email bên dưới.

Vui lòng liên hệ (E: support@ccvi.vn | P: 0902355580) để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ thêm.

—- o —-