Bảo vệ thiết bị cá nhân khi làm việc từ xa bằng VPN với Firewall tích hợp UTM

Nhân viên làm việc bằng Internet cá nhân tại nhà, đối mặt với các rủi ro thiếu công cụ bảo vệ an toàn cho máy tính cá nhân? Lo ngại dữ liệu công ty dễ bị thất thoát, hư hại, nhiễm virus … khi nhân viên làm việc tại nhà?

Trong tình trạng khó khăn như hiện tại, hầu hết các tổ chức/ doanh nghiệp bắt buộc phải chuyển sang phương thức làm việc từ xa, làm việc tại nhà… Tuy nhiên, việc này biến doanh nghiệp đối mặt với một rủi ro lớn.

  1. Mạng internet cá nhận tại nhà không có các chính sách bảo mật, được kiểm tra và bảo vệ an toàn thường xuyên bởi các chuyên gia hỗ trợ IT như mạng Internet ở văn phòng.
  2. Thiết bị cá nhân, thiếu các công cụ, chính sách bảo vệ an toàn trước các rủi ro lây nhiễm virus, mã độc (malware), các loại thông tin khai thác độc hại (spyware, trojan … ) thậm chí khi đã được trang bị phần mềm diệt virus.
  3. Việc thiết lập các kết nối VPN từ các công cụ đơn giản trên thiết bị cá nhân từ xa dễ dàng lây nhiễm virus và mã độc, hay thất thoát dữ liệu về máy chủ ứng dụng hoặc dữ liệu tại công ty/ cloud services
  4. Máy tính cá nhân vẫn là mục tiêu đầu tiên trong các bước tiếp theo mà các hacker, hay tội phạm mạng tiến hành khai thác, vì người dùng vẫn không thể nào nhận diện và phát hiện được các rủi ro trong quá trình khai thác, tìm hiểu, download sử dụng các nguồn tài nguyên trên mạng internet.
    Và một loạt các vấn đề khác …

Các phương pháp hay công cụ bảo mật được tạo ra nhằm hạn chế và thu hẹp tối đa các rủi ro và lỗ hỏng bảo mật mà các tội phạm mạng hoặc hacker có thể khai thác.

Giải quyết vấn đề này và chọn lựa giải pháp bảo mật phù hợp, chúng ta sẽ đi làm rõ dần cách thức hoạt động

Các phương thức mà Hacker hay tội phạm mạng tiến hành khai thác thông tin trên thiết bị của bạn

Hành động theo dõi quan sát của hacker hay tội phạm mạng cũng tương tự như cuộc sống ngoài đời thực vậy. Hacker hay tội phạm mạng có thể tập trung tấn bạn trên đường, khai thác sơ hở để trộm tài sản nhà bạn, hay lừa gạt bạn làm theo hướng dẫn để nhận được một phần thưởng hay món quà từ trên trời rơi xuống.

Khai thác lỗ hỏng & sơ hở trên thiết bị cá nhân

Đối với các thiết bị cá nhân: nó giống như ngôi nhà của bạn đang sinh sống vẫn tồn tại khá nhiều lỗ hỏng để tội phạm, trộm cắp có thể khai thác xâm nhập khi bạn mất cảnh giác. Việc sử dụng và truy cập mạng internet ở nhà hoặc wifi công cộng không giống như không gian mạng tại văn phòng, luôn được sẵn sàng và có nhân sự chuyên môn luôn quan sát, theo dõi, chăm sóc cập nhật thường xuyên các lỗ hỏng bảo mật trong hệ thống để bảo vệ và tạo ra không gian làm việc an toàn cho bạn.

Khi bạn làm việc từ xa hoặc tại nhà sử dụng các internet được cung cấp và sử dụng modem nhà mạng là những loại thiết bị chỉ thuần sử dụng cho mục đích kết nối internet và rất hạn chế về các tính năng bảo mật, bảo vệ thiết bị cá nhân và gia đình. Khi đấy bạn hoặc người trong gia đình có thể vô tình truy cập vào các trang web hoặc tải các tài liệu/ resource không an toàn về máy tính cá nhân mà không hề hay biết.

Khai thác sơ hở, lỗ hỏng dữ liệu trên mạng công cộng, internet

Dữ liệu bạn trao đổi trong mạng Wifi nội bộ, wifi công cộng, mạng internet giống như việc chúng ta đi trên đường mang theo nhiều tài sản mà không được che giấu hay cất giữ cẩn thận. Hacker có thể dễ dàng đọc được và xen vào lắng nghe khai thác các dòng thông tin trao đổi của chúng ta với khách hàng, đối tác, bạn bè….

Đánh lừa người dùng bằng các thông tin giật gân hay lợi ích béo bở

Tâm lý con người vẫn thường bị hấp dẫn bởi những thông tin mang tính kịch tính, tò mò, hay hấp dẫn bởi các món quà may mắn ngẫu nhiên, hay lo sợ bị người khác biết được bí mật cá nhân, … tâm lý này kích thích người dùng ngay lập tức click vào các link chứa các đoạn Script thực thi mã độc hay lây nhiễm trojan, phần mềm gián điệp, spyware, malware …

Phần mềm diệt Virus thông thường có thể giúp bạn đến mức nào?

Phần mềm diệt Virus (Anti-Virus) cơ bản thường hoạt động truy vết, tìm kiếm phát hiện mã độc, virus, spyware, malware … lây nhiễm trên file tài liệu hoặc dữ liệu lưu trong ổ cứng máy tính của bạn hoặc ổ USB di động. Chỉ có một số phần mềm Endpoint Protection mới bao hàm 02 tính năng :

  • Anti-Virus : quét, kiểm tra định kỳ file lây nhiễm virus trên máy tính hoặc mỗi lần bạn cắm ổ lưu trữ USB.
  • Và Inernet Security : kiểm tra theo dõi các hoạt động dữ liệu trao đổi ra/vào bất thường trên trình duyệt web, hay card mạng của bạn, để gửi cho bạn các cảnh báo an toàn và ngăn chặn các rủi ro truy cập internet.
  • Các tính năng cao cấp hơn: Một số các phần mềm còn có khả năng hỗ trợ quản lý chính sách tập trung theo yêu cầu chuyên môn và tiêu chuẩn chặt chẽ riêng của doanh nghiệp.

Các phần mềm thuộc loại Endpoint Protection hoạt động như một hệ thống tường lửa Mini trên máy tính để bảo vệ bạn an toàn khi thao tác trong môi trường không gian mạng công cộng.

VPN hoạt động như thế nào?

Khi bạn sử dụng mạng công cộng không có thiết lập kết nối VPN, thì Hacker có thể dễ dàng khai thác lắng nghe theo dõi các trao đổi thông tin hay dữ liệu giữa bạn với hệ thống hay nội dung chat không được mã hoá.

Khi bạn sử dụng thiết lập kết nối VPN về hệ thống tường lửa tại văn phòng thì mặc nhiên gần như toàn bộ các luồng và loại dữ liệu của bạn gần như được đóng gói (Encapsolution) và mã hoá (Encrypted) khi đi qua mạng internet. Hacker không khi cố gắng lắng nghe dữ liệu của bạn trao đổi chỉ có thể nhận được các chuỗi dữ liệu vô nghĩa  như “ F□AFv□ &&QR ∞ ⌂□▪▫®°£*%$@5!⌂▪@ □5 “ và không thể nào giải mã dịch ngược lại nội dung có nghĩa vì dữ liệu được mã hoá bằng cách kết hợp các thuật toán mã hoá phức tạp kết hợp với mật khẩu từ 2 phía.

Hơn nữa, khi truy cập Internet trong điều kiện VPN (không thiết lập Splite tunnel) thì gần như toàn bộ traffice trên máy tính của bạn sẽ bắt buộc phải đi qua Firewall công ty trước khi được truy cập Internet.
Như vậy, máy tính của bạn có thể được bảo vệ tương tự như bạn đang sử dụng mạng tại văn phòng.
Các thiết bị Firewall được thiết lập các chính sách và cập nhật an toàn trước các danh sách địa chỉ thiếu an toàn, hay có các tính năng kiểm tra an toàn sâu (UTM Firewall) cho các truy cập để bảo vệ tối đa các truy cập máy tính của bạn đi internet.

Thiết bị tường lửa quét sâu (UTM Firewall) là gì ?

Chức năng cơ bản thông thường chỉ có thể giúp nhân viên quản trị mạng thiết lập các chính sách truy cập mạng đơn giản như:

  • Kiểm tra các địa chỉ nguồn và đích hợp lệ cho phép truy cập.
  • Kiểm tra các cổng dịch vụ, các ứng dụng, dịch vụ được cho phép ra vào trong mạng nội bộ và bên ngoài.
  • Chỉ cung cấp mở các loại cổng dịch vụ hoặc ứng dụng cho phép truy cập dịch vụ từ bên ngoài đến máy chủ như website, application portal, …
  • Hay thường xuyên kiểm tra cập nhật các danh sách các nguồn địa chỉ nằm trong danh sách đen từ các tổ chức bảo mật hay an toàn thông tin.
  • Firewall có các tính năng kiểm tra giám sát hiệu năng, ghi nhận địa chỉ thiết bị, các tính năng bảo mật an toàn, theo dõi giám sát lưu lượng băng thông cơ bản có thể hỗ trợ cho IT trong quá trình kiểm tra hay truy vết khi có vấn đề.

Ngoài ra, Firewall còn có các tính năng tự động (Automation) và thông minh hơn (Smart) với thế hệ Next Generation UTM Firewall với các tính năng hỗ trợ kiểm tra sâu các lưu lượng trao đổi/ ra vào mạng nội bộ thiếu an toàn.

  • Bảo vệ mạng an toàn (Network Protection):
    Hỗ trợ client kết nối VPN được mã hoá an toàn, chống các tấn công khai thác lỗ hỏng bảo mật (ATP), các tấn công từ chối dịch vụ (DoS, IPS)…
  • Bảo vệ người dùng an toàn trước các truy cập web thiếu an toàn (Web Protection):
    Người dùng sẽ không thể nào kiểm tra hay biết hết được trang web nào an toàn hay không, trong khi các hệ thống Firewall luôn được cập nhật liên tục từ trung tâm dữ liệu của hãng bảo mật để bảo vệ người dùng trước các rủi ro mới nhất.
  • Bảo vệ người dùng trước các gửi / nhận email thiếu an toàn (Email Protection):
    UTM Firewall có thể giúp người dùng ngăn chặn được các Email spam, nặc danh, hoặc email kịch tính, lừa đảo, … chứa các mã độc hay chứa các đường link thiếu an toàn được gửi đến phần mềm gửi mail trên máy tính của bạn như Outlook, Thunderbird, Spark, MailSpring …
  • Bảo vệ người dùng trước các sử dụng ứng dụng thiếu an toàn hay không cho phép (Application Control) :
    Tương tự, Firewall có thể thiết lập môi trường chỉ cho phép thiết bị nội bộ chỉ được sử dụng các ứng dụng (Application) trên web, mobile, các loại cloud services được cho phép như: Google Sync, Dropbox, Viber, Office 365, … và loại trừ các ứng dụng không an toàn hoặc không được cho phép.
    Để thiết lập chặn các ứng dụng hay dịch vụ cloud bằng các phương pháp chính sách IT thông thường là gần như không thể, vì địa chỉ lẫn cổng dịch vụ của các ứng dụng luôn thường xuyên thay đổi và cập nhật mới mà IT không thể nào kiểm tra và cập nhật đầy đủ, thường xuyên được.

Sử dụng kết nối VPN trên UTM Firewall bảo vệ thiết bị của bạn thế nào?

Việc kết hợp sử dụng phần mềm Endpoint Protection và VPN Client về UTM Firewall ở công ty để sử dụng mạng internet và truy cập về kho tài nguyên dữ liệu, ứng dụng ở văn phòng có thể là một phương pháp bảo vệ tối đa môi trường mạng công ty bạn trong điều kiện làm việc từ xa hay tại nhà lâu dài.

Ngoài ra, để chặt chẽ hơn nữa, bạn có thể trao đổi với bộ phận IT để hỗ trợ kiểm tra thường xuyên, thiết lập các chính sách an toàn bảo mật bảo vệ tối đa cho người dùng

Các bất tiện hay khó chịu nào bạn phải chấp nhận khi VPN

Truy cập mọi thứ đều chậm?

Việc bạn phải đi qua một trạm kiểm tra an toàn trước khi mỗi khi truy cập vào dữ liệu hệ thống và truy cập sử dụng tài nguyên bên ngoài chắc chắn sẽ làm giảm băng thông truy cập intenet cũng như tăng độ trễ truy cập.

Không tự do thoải mái truy cập internet?

Bạn hay gặp phải những cảnh báo phiền phức như “bạn đang truy cập một đường dẫn thiếu an toàn, vui lòng liên hệ bộ phận quản trị …. ”. Đây là những bất cập bảng cần phải chấp nhận, các tính năng hệ thống bảo mật luôn giới hạn vùng không gian an toàn cho bạn làm việc, và chỉ cho phép mở rộng khi được người hỗ trợ quản trị hệ thống hỗ trợ bạn kiểm tra các đường link hoặc trang web đã thật sự an toàn để đưa vào Whitelist của hệ thống. Trong trường hợp này bạn nên tuân thủ chấp nhận và gửi cho người quản trị đường dẫn bạn thật sự cần cho công việc để được kiểm tra và đưa vào danh sách an toàn (whilte list).

Cảm giác luôn có người theo dõi giám sát bạn?

Bạn đừng quá lo lắng về việc nhân viên quản trị mạng công ty hay ban lãnh đạo có thể đọc và theo dõi mọi hành vi truy cập và sử dụng của bạn trong hệ thống. Bạn hãy hình dung tương tự nếu là một cảnh sát giao thông trên đường không thể bắt, kiểm tra và ghi nhận hết toàn bộ các phương tiện di chuyển qua con đường, họ chỉ đủ thời gian và tài nguyên để điều khiển các máy quét an ninh nhận diện các dấu hiệu không thiếu an toàn hay không cho phép chứ không thể xem được có gì bên trong túi hay giỏ xách của bạn việc này chỉ được thực hiện trong một số trường hợp cần thiết nhất định mà thôi, nhưng cũng phải được cho phép và tiêu tốn khá nhiều thời gian, cũng như phải đủ công cụ hỗ trợ nữa.

Bạn có thể sở hữu một thiết bị như vậy với chi phí hợp lý nhất?

Hiện tại trên thị trường có khá nhiều các dòng sản phẩm và model thiết bị UTM Firewall với các năng lực và chức năng có các mức giá khác nhau hỗ trợ cho đa dạng các phân khúc và quy mô doanh nghiệp trong thị trường, từ hơn 10 triệu, tới vài chục triệu, vài trăm triệu …

Sau đây là bảng ước toán chi phí cho hệ thống UTM Firewall mà bạn có thể ứng dụng cho doanh nghiệp:

Loại doanh nghiệp Số lượng nhân viên sử dụng thiết bị Giá trị đầu tư ban đầu Giá trị duy trì bảo vệ hàng năm
Doanh nghiệp siêu nhỏ (Soho business) Dưới 10 nhân viên 10.000.000 VNĐ 8.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp nhỏ (Small Business) Từ 10 đến 30 nhân viên 15.000.000 VNĐ 12.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp vừa (Medium business) Từ 30-70 nhân viên 25.000.000 VNĐ
– 35.000.000 VNĐ		 15.000.000 VNĐ
– 25.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp trung bình (Enterprise business) Trên 70 – 250 nhân viên 80.000.000 VNĐ
– 100.000.000 VNĐ		 35.000.000 VNĐ
-50.000.000 VNĐ
Doanh nghiệp diện rộng
(Large Business) 		Trên 250 nhân viên 200.000.000 VNĐ
– 500.000.000 VNĐ hoặc lớn hơn		 50.000.000 VNĐ
-150.000.000 VNĐ
hoặc lớn hơn

Vui lòng liên hệ để tư vấn lựa chọn phù hợp và giá tiết kiệm.

Hãy liên hệ (contact@ccvi.vn ) chúng tôi hoặc điện thoại (0902355580) để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp.

  • Hỗ trợ miễn phí:
  • Tư vấn lựa chọn giải pháp, dòng sản phẩm, tính năng phù hợp.
  • Tư vấn và hỗ trợ thiết lập mô hình và chính sách truy cập phù hợp.

— o —

TỔ CHỨC LƯU TRỮ ĐẶT TÊN TÀI LIỆU GIÚP BẠN CẢI THIỆN HIỆU QUẢ CÔNG VIỆC?

Bạn thường xuyên mất nhiều thời gian để tìm kiếm lục lại mớ tài liệu file đã lưu trữ mà không thể nhớ được là mình đã lưu chúng ở đâu?

Bạn thường xuyên bực bội vì không thể tìm được file bằng các từ khoá gợi nhớ, hoặc công cụ tìm kiếm thực thi việc tìm kiếm quá lâu?

Bạn phải sử dụng tính năng Advance Seach để đọc và tìm metadata keyword trong các file tài liệu đã từng đọc hay làm việc?

Bạn bực bội vì khi mở và lưu file đường dẫn hay gặp trục trặc mà không rõ lý do?

 

Trước sự bùng nổ của thông tin mang lại cho con người một kho tài nguyên tri thức có thể tiếp cận và sử dụng bất kỳ lúc nào, hay bất kỳ ở đâu. Tuy nhiên, việc chọn lọc lưu trữ lại các dữ liệu và thông tin cần thiết gặp nhiều khó khăn, đặc biệt là công việc và kỹ năng tìm kiếm liên quan nhiều tới tư duy lưu trữ và tìm kiếm dữ liệu của bạn. Theo một số các đánh giá, thì hiệu suất làm việc của người lao động cũng bị ảnh hưởng khá nhiều bởi kỹ năng tìm kiếm, và tiêu tốn nhiều thời gian cho việc tìm kiếm (search) và lọc (filter) file dữ liệu. Hiệu suất thời gian làm việc có thể giảm tới 30-50% cho các thao tác như vậy hằng ngày mà đôi khi bạn khó nhận ra vì thói quen làm việc? Vậy vấn đề chính nằm ở đâu?

Bài viết này nhằm mục đích chia sẻ để bạn có thể hiểu được cách thức mà bộ nhớ máy tính lưu trữ, các phương pháp tối ưu việc lưu trữ tìm kiếm và lọc thông tin khi cần thiết.
Những kỹ năng đơn giản này đôi khi sẽ cải thiện đáng kể hiệu quả thời gian làm việc của bạn cho cho việc tìm kiếm và lọc dữ liệu, bạn sẽ có nhiều thời gian cho các công việc trí óc khác và giảm căng thẳng bực bội vì những việc không có nhiều ý nghĩa này. Nào chúng ta hãy bắt đầu khám phá nhé.

 

Nguyên lý lưu trữ dữ liệu trên ổ cứng/ thư mục của bạn

Để hiểu rõ được tại sao bạn cần phải thực hiện các phương pháp đặt tên và tối ưu lưu trữ, bạn cần hiểu rõ cách mà một file được lưu trữ xuống ổ đĩa hay thư mục của bạn như thế nào? Cho dù bạn sử dụng phương pháp lưu trữ trên ổ cứng máy tính cá nhân, ổ lưu trữ ngoài hay các dịch vụ Cloud services….  Thì chúng cũng đều hoạt động trên cùng một nguyên tắc.

Khi bạn lưu trữ một file tài liệu (word, excel, power point, pdf …) vào thư mục thì thực ra máy tính của bạn đang thực hiện lưu trữ bao gồm 02 phần thông tin: thông tin chỉ mục và phần nội dung file tài liệu.

Nếu bạn đã từng đọc sách ở thư viện thì phần chỉ mục giống như bạn đi tìm tên và mô tả sách ở tủ tra cứu được sắp xếp theo thứ tự chữ cái từ A-Z, còn kho lưu trữ sách thật sự nằm ở gian phòng phía sau với các số hiệu tủ, và mã hiệu ngăn kệ để người quản thư có thể dễ dàng đi thẳng tới chỗ kệ sách trong kho mà mang ra cho bạn.

  • Nơi lưu thông tin chỉ mục (Directory table/ Index): sẽ lưu trữ tên file, định dạng file, đường dẫn file, và địa chỉ lưu trữ trên ổ cứng.
  • Nơi lưu nội dung file tài liệu (Data Store): Vùng lưu trữ dữ liệu file thật sự có thể nằm rải rác ngẫu nhiên hoặc xen kẽ giữa các vùng đĩa trống của ổ cứng chứ không liên tục như bạn nghĩ.

 

Đối với các loại ổ cứng cơ truyền thống HDD thì cấu trúc này ảnh hưởng khá nhiều tới hiệu suất tìm kiếm hay đọc file với content bên trong, vì mỗi lần file được tìm kiếm hay đọc thì ổ cứng phải di chuyển đầu đọc đến các vùng vành đai khác nhau của ổ cứng để đọc lên những phần (part) dữ liệu của file – bạn lưu ý là một file có thể được chia thành nhiều phần lưu trữ ở các vùng nhớ khác nhau chứ không liên tục trên ổ cứng của bạn.

Với ổ cứng SSD thì vùng nhớ được tổ chức dưới dạng các địa chỉ ma trận trên Chip nhớ nên dễ dàng và nhanh chóng đọc phản hồi ngay dữ liệu mà bạn cần, đối với các ổ cứng SSD chỉ gặp phải giới hạn ở hiệu năng đọc ghi liên quan tới 2 tham số băng thông và số lượng đọc ghi đồng thời.

Như vậy, khi lượng file dữ liệu trên thư mục hay ổ cứng của bạn càng lớn thì hiệu năng truy xuất càng giảm, và số lượng file trong thư mục hay ổ đĩa càng nhiều thì hiệu năng truy xuất

 

Định dạng bảng chỉ mục và Cách thức dữ liệu được tìm kiếm trên bộ nhớ.

Định dạng và giới hạn của địa chỉ đường dẫn chỉ mục.

Đối với ổ cứng định dạng NTFS trên máy tính Windows thì sử dụng bảng mã Unicode có các ngưỡng giới hạn sau về chiều dài tên file, tên một thư mục và tổng chiều dài đường dẫn như sau:

  • Giới hạn tối đa của tên file là 255 ký tự
  • Giới hạn tối đa của tên 1 thư mục là 260 ký tự
    (mặc định với win10/ server 2016 hoặc các windows cũ hơn – max_path)
  • Chiều dài tối đa của 1 đường dẫn là 32,767 ký tự.

 

Vấn đề với chiều dài đường dẫn lưu trữ/ tên file.

Chúng ta có thể đọc được dễ dàng tên file bằng và thư mục có dấu hoặc không dấu, tuy nhiên đối với máy tính chỉ hiểu và biên dịch tên file dưới dạng bảng mã ký tự Unicode thông thường phức tạp như “ADFC24”.

Khi bạn lưu các tên file/ đường dẫn bằng tên Tiếng việt (sử dụng bảng mã utf-8) thì đều được chuyển ngữ thành 02 ký tự Unicode. Như vậy, một file/đường dẫn được đặt tên bằng ký tự có dấu sẽ có chiều dài lưu trữ gấp đôi so với tên không dấu. Việc lưu trữ tên file và thư mục quá dài sẽ làm giảm hiệu suất và thời gian tìm kiếm của bạn. Khi đường dẫn lưu trữ file tới giới hạn tối đa của đường dẫn thư mục, và bạn sẽ không thể tìm kiếm được file, sao lưu hoặc copy thiếu các file / thư mục có đường dẫn quá dài. Như vậy đặc biệt trong doanh nghiệp bộ phận IT sẽ không thể hỗ trợ bạn backup toàn vẹn phần dữ liệu này thường xuyên được. D:\very long path\\?\

 

Các yếu tố sử dụng nào ảnh hưởng tới hiệu quả tìm kiếm và truy xuất dữ liệu của bạn?

 

Tên tệp quá dài

Tên tệp quá dài không hoạt động tốt với hầu hết các phần mềm, và ảnh hưởng nhiều tới hiệu năng tìm kiếm, copy, backup …

Tên tệp quá vắn tắt

Với một tên tệp quá vắn tắt bạn khó có thể tìm kiếm hoặc hiểu được nội dung mục đích bên trong của file.

Tên tệp với các chuỗi ký tự không có ý nghĩa

Tên tệp được tạo ra từ các website hay phần mềm thường có cách đặt tên mã hoá định danh tên theo quy tắc của phần mềm / website mà bạn tải xuống, khi bạn lưu trữ các tài liệu này thì cũng nên thiết đặt lại tên tài liệu và lựa chọn đường dẫn lưu trữ hợp lý.

Tệp không lưu trữ thành các phiên bản

Việc lưu trữ file không sắp xếp thành các phiên bản có thể làm bạn phải mất nhiều thời gian kiểm tra so chiếu thông tin ngày giờ tạo … để biết được đâu là tài liệu bản chính sau cùng hay các thay đổi nào trong quá trình lưu trữ hoặc dễ nhầm lẫn lưu đè dữ liệu không mong muốn.

Tên tệp có chứa các ký tự đặc biệt

Bạn tuyệt đối không nên đặt tên file / thư mục bằng các ký tự đặc biệt như: [ ~! @ # $% ^ & * () `; <>? , [] {} ‘” hay | ], các ký tự đặc khó có thể nhận diện hoặc đọc được bởi hầu hết các phần mềm.

Hạn chế sử dụng các dấu cách

Bạn nên hạn chế sử dụng dấu cách để đặt tên tệp cho một số loại phần mềm có thể không nhận dạng hoặc nhận dạng tên sai, đối với các loại file server hay ổ cloud drive thì đã được hỗ trợ tốt nên bạn có thể thoải mái đặt tên file/ thư mục có dấu cách nhé.

Tài liệu thường xuyên được tải mặc định xuống thư mục “Download” hay “My Document”

Đây là 02 thư mục phục vụ cho công việc lưu trữ và đọc nhanh các tài liệu được tải xuống tạm hoặc đọc qua rồi xoá. Việc lưu quá nhiều file tài liệu trong các thư mục mặc định này có thể nhanh chóng làm đầy ổ C:\ cũng là tác nhân làm máy tính xử lý chậm hơn.

Các phương pháp và quy tắc lưu trữ file tài liệu bạn có thể tham khảo?

Việc bạn duy trì một thói quen cho cách quy định đặt tên tài liệu được lưu trữ ngay từ đầu rất quan trọng và ảnh hưởng nhiều tới hiệu quả tìm kiếm tài liệu về sau. Việc chú ý tới sắp xếp và tổ chức lưu trữ tài liệu ngay từ đầu có thể giúp bạn tìm kiếm lại các tài liệu một cách nhanh chóng và dễ dàng về sau.

Bạn có thể thiết lập một cấu trúc thư mục rõ ràng và có trật tự như tên dự án, chủ đề, thể loại, ngày tháng năm, trạng thái hoặc phiên bản của tài liệu … giúp bạn có thể gợi nhớ về các loại từ khoá hoặc lọc dữ liệu (short), kiểm tra sự thay đổi, xác định loại tài liệu sau cùng …

 

Các phương pháp đặt tên cho file tài liệu

Các yếu tố bạn có thể dùng để đặt tên file hoặc tiếp đầu ngữ bao gồm:

  • Theo loại tài liệu như Contract, Project, PO, Quote, Estimate, Dealer, PriceList, Waranty…
  • Theo chức năng của tài liệu: Brochure, Planning, Checklist, implement, Guideline, Meeting Note Template….
  • Theo thể loại / dòng phẩm: Furniture, hardware, software,
  • Theo tên khách hàng / đối tác:
    • Từ đơn vị của bạn gửi đến khách hàng: <tên cty bạn vắn tắt>_<tên công ty đối tác/ khách hàng vắn tắt>
    • Form hoặc tài liệu từ nhà cung cấp/ đối tác: <tên công ty đối tác/ khách hàng vắn tắt>_<tên cty bạn vắn tắt>
  • Theo mã hồ sơ, mã tài liệu, ngày tháng năm: YYYYMMDD: Cách này giúp bạn có thể quản lý các phiên bản thay đổi của tài liệu được cập nhật theo ngày hoặc có thể tìm kiếm hoặc lọc (short) dữ liệu và tìm ra thời gian và phiên bản tài liệu sau cùng một cách nhanh chóng.
  • Cách đặt tên theo ngày/tháng/năm bạn còn có thể kết hợp với các từ trạng thái như _draff, _update, _revise, _approve, _final,… để xác định trạng thái của tài liệu khi được lưu chuyển trình duyệt giữa các bộ phận hay các cấp quản lý
  • Sử dụng các số thứ tự theo định dạng 01, 001 thay vì 1,2,….10, 11, …100,101

 

Cách phân loại và đặt tên cho các thư mục chính:

Đầu tiên thường nhất là bạn vẫn phân loại theo bộ phận hoặc phòng ban, cách này giúp bạn có thể dễ dàng phân loại, phân quyền và chia sẻ dữ liệu một cách dễ dàng và tránh gửi các thông tin cho bộ phận hoặc cá nhân không phù hợp.

Kế đến là các thư mục phân loại theo chức năng/ hoạt động công việc như Design, Planning, Quotation, Contract, Delivery, Report, Trainnning,

Hoặc phân loại các tài liệu theo tên khách hàng (Customer), tên dự án (Project), hay bán hàng

Kế đến là sử dụng các số thứ tự 01, 001 … cho tài liệu hoặc thư mục, giúp bạn định vị được mức độ ưu tiên kiểm tra thứ tự số lượng tài liệu theo quy trình … cũng giúp cho các thư mục hay file quan trọng luôn được sắp xếp (sort) ở vị trí đầu tiên của thư mục khi được mở.

Đặc biệt các thư mục thuộc loại hình ảnh hoặc video cũng cần được lưu trữ ở một thư mục riêng, các file hình ảnh thường làm dữ liệu phân mảnh, ứng dụng explorer của windows luôn cố gắng để đọc hiển thị preview hình ảnh / video làm cho việc truy xuất và tìm kiếm lâu hơn. Hơn nữa, các file video thường chứa dung lượng lớn hoặc không cần thiết sao lưu thường xuyên có thể ảnh hưởng nhiều tới hiệu suất và thời gian khi bạn thực hiện các  thao tác lọc, phân loại, copy, lưu trữ, backup dữ liệu của bạn trong các thư mục.

Việc sau cùng đó là bạn nên Archiving dữ liệu: sau một thời gian bạn lưu trữ và đặt tên quá nhiều tài liệu hoặc dữ liệu, một số tài liệu hay phiên bản quan trọng, thường xuyên sử dụng, lại nằm xen lẫn với các loại tài liệu không quan trọng bằng nhưng chúng dễ dàng làm bạn lẫn lộn, nhưng bạn lại không thể hoặc không muốn xoá chúng. Bạn hãy tạo riêng 1 thư mục Archiving và di chuyển hết toàn bộ các tài liệu thứ yếu không quan trọng này vào đấy để có thể xem hoặc truy cứu lại khi cần thiết.

 

Case Study & Example

Sau đây là cách yếu tố lưu trữ và đặt tên bạn cần chú ý, và tham khảo để thiết lập một cách khoa học.

  • Tên hoặc từ viết tắt của dự án
  • Số hiệu tài liệu (theo số văn bản nếu có)
  • Ngày thực hiện tài liệu
  • Loại, ví trí, chức năng của tài liệu
  • Tên mô tả ngắn gọn nội dung tài liệu
  • Số hiệu phiên bản, hoặc trạng thái tài liệu (nếu cần)

Các cấu trúc lưu trữ tham khảo như:

<YYYYMMDD_VIẾT TẮT TỔ CHỨC_VIẾT TẮT LOẠI TÀI LIỆU_MÔ TẢ GỢI NHỚ_ PHIÊN BẢN>

Ví dụ: 20210610_CCVI_Propose_Ha tang trung tam du lieu_revised

<TÊN VIẾT TẮT KHÁCH HÀNG_LOẠI TÀI LIỆU_MÔ TẢ GỢI NHỚ_PHIÊN BẢN_DDMMYYYY>

Ví dụ: HoangDieu_BanVe_ThietKeNha_v2_11072021

Cấu trúc thư mục tổ chức tham khảo:

Ví dụ:

Bạn cần tư vấn các vấn đề về giải pháp tổ chức hệ thống File Server, Cloud Drive Services … hãy liên hệ chúng tôi để được hỗ trợ và tư vấn

Hãy liên hệ (contact@ccvi.vn ) chúng tôi hoặc điện thoại (0902355580) để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp.

  • Hỗ trợ miễn phí:
  • Tư vấn lựa chọn giải pháp lưu trữ chia sẻ phù hợp.
  • Tư vấn và hỗ trợ tổ chức cấu trúc và phân quyền chia sẻ dữ liệu trong doanh nghiệp.

— o —

 

CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG, BÁN HÀNG TẠI NHÀ VỚI CÁC GIẢI PHÁP TAI NGHE CHỐNG ỒN

Trong một số điều kiện bắt buộc đa phần nhân viên văn phòng phải làm việc tại nhà, và không loại trừ cả nhân viên bán hàng qua điện thoai, chăm sóc hay hỗ trợ khách hàng từ xa… Hàng loạt các giải pháp hỗ trợ cho các nhân viên bán hàng Telesales, chăm sóc tiếp nhận cuộc gọi hỗ trợ khách hàng bằng các giải pháp như thiết lập kết nối VPN làm việc từ xa về hệ thống ở công ty, các thiết lập điện thoại Voice IP mang về nhà, phần mềm VoiceIP trên điện thoại, hay trên máy tính PCs,… có thể giải quyết một phần cho các tư vấn viên có được khoảng 50-60% môi trường và điều kiện làm việc tại nhà.

Tuy nhiên, một số yếu tố khi làm việc tại nhà gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả và chất lượng chăm sóc khách hàng cho các tư vấn viên bán hàng qua điện thoại Telesales bao gồm:

  • Tiếng ồn xung quanh tại nhà, hàng xóm, công trình chung quanh … được thu vào mic/phone làm cuộc gọi của bạn thiếu chuyên nghiệp, giảm chất lượng âm thanh, và khách hàng không tập trung vào cuộc hội thoại của bạn?
  • Không chỉ có khách hàng, mà chính bản thân bạn cũng bị phân tâm vì các tiếng ồn hay các tác động xung quanh làm bạn mất tập trung lắng nghe và điều hướng tốt cho cuộc hội thoại và giữ được nhịp điệu tốt cho những giây kết nối quý giá với khách hàng?
  • Các yếu tố nhiễu kỹ thuật xảy ra ngay trên thiết bị và phụ kiện bạn đang sử dụng như tiếng vọng, lặp xung nhiễu (echo), hay tín hiệu kết nối kém ở các jack cắm … tạo ra các âm thanh rè rè, lộp bộp… bạn có thể mất kết nối đến khách hàng ngay trong 5 giây đầu tiên vì các âm thanh làm cho cả 2 bên đều khó chịu?
  • Chất lượng đường truyền, kết nối từ xa không ổn định làm các cuộc gọi của bạn bị ngắt quãng, âm kéo dài, hoặc không trong suốt ?

Các yếu tố về âm thanh giúp bạn cải thiện thêm + 30-40% hiệu quả khi làm việc tại nhà.

I. Giải pháp nào cho Telesales làm việc tại nhà?

Một giải pháp tai nghe headphone với các tính năng chống âm thanh tạp nhiễu với tai nghe chụp gọn nhẹ là một giải pháp tai nghe chống ồn có thể giúp bạn biến bất kỳ không gian khó chịu nào trở thành một không gian yên tĩnh hơn cả môi trường làm việc ở contact center bạn đang làm việc tại văn phòng.

II. Lựa chọn các loại giải pháp tai nghe phù hợp

Trên thị trường hiện nay có nhiều nhãn hiệu, mẫu mã cho bạn lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, chúng cũng làm cho ngay cả chuyên viên kỹ thuật cũng khá là phân vân trong việc lựa chọn các dòng sản phẩm hoặc mẫu mã phù hợp.

Sau đây là một số các tiêu chí của tai nghe chống ồn cần được xem xét để hỗ trợ cho bạn.

II.1       Khả năng chống ồn và xử lý tạp âm

Tiêu chí đầu tiên tất nhiên là khả năng lọc và khử nhiễu tạp âm không mong muốn từ môi trường xung quanh. Đa phần tai nghe chống ồn trên thị trường đều quảng cáo có khả năng này. Tuy nhiên với các loại tai nghe thông thường không có tích hợp các loại chip âm thanh cao cấp thì chỉ có thể khử nhiễu tiếng vọng đơn giản.

a . Các tính năng xử lý tạp âm và tiếng ồn thông minh hơn chỉ khi thiết bị thu/phát âm thanh được điều khiển bởi 1 bộ điều khiển MCU có chip vi xử lý chạy các chương trình thuật toán xử lý thông minh.
Và bạn có biết rằng, một số chủng loại tai nghe / headphone được tích hợp chip rất tinh vi để hỗ trợ cho việc này?

b . Còn đối với các thiết bị âm thanh cá nhân thì dựa nhiều vào thiết kế và chất lượng của các nguyên vật liệu được sử dụng trên thiết bị.

c. Khả năng khử nghiễu tạp âm đầu vào trên các thiết bị này đa phần được ứng dụng các kỹ thuật thu âm đa chiều, khuyếch đại khử nhiễu tại nguồn mic vào giống như các thiết kế trên thiết bị bộ đàm của quân đội hay các phòng thu âm.

Một thiết kế tai nghe với phần đệm bịt kín hoặc headphone chụp trọn phần tai của bạn cũng tạo ra một không gian cộng hưởng âm thanh biệt lập tránh các âm thanh nhiễu từ bên ngoài.

Đặc biệt, phần loa phát (speaker) một số sản phẩm sẽ lưu ý tạo ra thiết kế chống rung cộng hưởng với phần vỏ bằng lớp chống rung giống như một hệ thống treo.

II.2       Chất lượng âm thanh và micro

Tiêu chí thứ 2, đó là độ nhạy của Micro quyết định khả năng tạo âm thanh sống động và trung thực của âm thanh thu vào tạo cảm giác như bạn đang trò chuyện trực tiếp với người đối diện trong 1 phòng họp riêng.

II.3       Về thiết kế và sử dụng vật liệu

Đeo một bộ tai nghe gây đau hoặc cảm giác vướng víu hoặc headphone chộp đầu gây hầm, nặng nề, gây mỏi tai …. Sẽ làm bạn khó chịu và không thể tập trung tốt cho công việc hay cuộc nói chuyện.

Các tai nghe được thiết kế và sử dụng chất liệu tốt ngoài việc sẽ bền bỉ và ổn định mà còn giúp bạn cảm giác thoải mái nhất, loại bỏ các cảm giác tê mỏi, hầm nóng, thiếu thoáng khí, và có thể co giãn tốt nhất để phù hợp với kích thước khuôn đầu, khuôn tai của bạn.

III. Hỗ trợ nào dành cho bạn?

Các tai nghe hiện nay có nhiều loại và thương hiệu để bạn lựa chọn, tuy nhiên khá khó khăn cho những người không chuyên có thể chọn và quyết định nên mua loại nào cho phù hợp nhất với điều kiện làm việc và kết nối tương thích với các thiết bị cá nhân. Sau đây là một số các phân loại giúp bạn có sự lựa chọn phù hợp.

Thông thường tai nghe/ headphone vẫn có 02 dòng sản phẩm chính:

  • Earphone (tai nghe): là dạng tai nghe đeo hoặc nhét lỗ tai
  • Headphone: là dạng tai nghe ốp tai hoặc chộp đầu.

Ngoài ra còn kèm theo các chức năng được tích hợp như: tai nghe hoặc headphone có tích hợp Mic (2in1), và phân biệt bằng các loại cổng giao tiếp với các chắc năng mở rộng khác như: Bluetooth, usb, usb typeC, cổng lightning cho các thiết bị Mac/Apple, jack 3.5 1 line và 2 line, …

III.1    Tai nghe Bluetooth và pin tích hợp.

Bạn là một người thích nghe nhạc, thư giãn, trong khi vẫn làm việc đi lại?
Bạn hay làm việc, live stream, tư vấn bán hàng, hay hướng dẫn sử dụng cần phải đi lại hay thao tác?

Giải pháp tai nghe hay Headphone hoạt động bằng Bluetooth là một giải pháp thích hợp cho bạn giúp bạn thoải mái thao thác tay chân hay di chuyển trong khi vẫn tập trung được vào âm thanh, giọng nói tương tác với khách hàng hay đối tác.
Các tai nghe Bluetooth sẽ luôn kèm theo pin có thời gian đàm thoại lên tới 6-8 giờ đảm bảo cho bạn duy trì các buổi chia sẻ, đào tạo, bán hàng, livestream, … trong một khoảng thời gian dài.

Đặc biệt, đây cũng là giải pháp hữu hiệu giúp bạn sử dụng 1 loại tai nghe/headphone cho nhiều thiết bị đồng thời như laptop, điện thoại, ipad …

Hoặc bạn không cần phải suy nghĩ hay lo lắn lựa chọn loại tai nghe/headphone sao cho tương thích với đa phần các thiết bị mình đang sử dụng.
Điện thoại thông thường sử dụng jack phone 3.5/2.5, các thiết bị ultrabook hay dòng phone cao cấp sử dụng giao tiếp USB-TypeC, hay iPhone, Mac sử dụng cổng Lightning …

III.2    Tai nghe đầu cắm USB/ USB TypeC

Nếu bạn đang sử dụng máy tính để bàn hay laptop, tai nghe có đầu cắm USB có thể gần như tương thích với hầu hết các loại thiết bị này. Các dòng tai nghe có jack cắm USB cũng thường là lựa chọn với đầy đủ các chức năng 2in1 (mic & phone) trong 1 thiết bị, với chất lượng và các chức năng điều chỉnh xử lý âm thanh tốt hơn do có thể được tích hợp nguồn nuôi cho các chip xử lý tích hợp trên tai phone.

Tai nghe chụp 2 tai

Tai nghe chụp một bên tai

Đây là các dòng tai nghe tương thích với các dòng phát âm thanh số (Digital) và do tính chất hữu tuyến trực tiếp được kết kết nối trực tiếp vào thiết bị nên có thể được tận dụng để kết hợp với các phần mềm xử lý âm thanh video maker, hay tương thích tốt với các phần mềm video conference, livestream ngay trên máy tính.

III.3    Tai nghe có dây, Jack 3.5 tích hợp phone và mic trên 1 jack cắm

Tai nghe truyền thống đơn giản nhất và thường với chi phí tiết kiệm nhất vẫn là các loại tai nghe sử dụng tín hiệu Analog truyền thống với Jack cắm loại 1 jack 3.5 tích hợp gồm phone và mic, hoặc loại 2 jack cắm phone và mic tách rời với các dòng máy tính hoặc thiết bị truyền thống trước đây.

Hiện nay để đa dạng tương thích trên nhiều thiết bị bạn nên chọn loại tai nghe hoặc headphone với 1 jack cắm tích hợp. Có thể mua thêm phụ kiện cáp gộp tai nghe và mic jack 3.5 chuyển đổi  cho các dòng thiết bị không sử dụng jack tích hợp.

III.4    Tai nghe có dây, sử dụng jack cắm chuyên dụng cho thiết bị IP Phone

Một loại tai nghe hay headphone chuyên dụng đặc thù khác chính là loại sử dụng jack cắm RJ11 thường sử dụng để mở rộng tai nghe cho các điện thoại để bàn, các thiết bị IP Phone hay được sử dụng trong các bộ phận TeleSales hay chăm sóc khách hàng…

Nếu bạn còn băn khoăn cho quyết định lựa chọn đầu tư cho mình loại/ thương hiệu tai nghe chống ồn chính hãng phù hợp? Hãy liên hệ (contact@ccvi.vn ) chúng tôi hoặc điện thoại (0902355580) để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Hỗ trợ miễn phí:
Ngoài ra, chúng tôi còn có thể hỗ trợ bạn miễn phí thiết kế xây dựng giải pháp làm việc từ xa cho Telesales, chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại thông qua các giải pháp:

  • Mở rộng mạng văn phòng bằng kết nối VPN Client số lượng lớn, đảm bảo hiệu năng ổn định.
  • Giải pháp tổng đài điện thoại Online, Cloud Voice.
  • Giải pháp quản lý theo dõi chia sẻ thông tin nhóm (Group)

— o —

 

SỬ DỤNG ĐIỆN THOẠI NHƯ MÁY SCAN QUA EMAIL TẠI NHÀ VỚI ADOBE SCAN PDF

Adobe_Scan_PDF

Bước 1:
Trên điện thoại Android vào Play Store hoặc Apple vào App Store.

Bước 2:
Gõ vào khung cửa sổ tìm kiếm: Adobe Scan và tìm.
Sau đó nhấn vào Install để cài đặt ứng dụng trên điện thoại.

Bước 3:
Sau khi cài đặt hoàn tất, nhấp vào Open để mở phần mềm lên.

Bước 4:
Bắt đầu rê Camera vào trang in cần Scan
Lưu ý: cố gắn canh khung hình vuông vức để phần mềm nhận diện các góc trang, sau đó chọn Continue để lưu.
Hoặc trường hợp trang in chưa chuẩn thì có thể chọn lại Nút Retake để chụp lại đến khi nào chất lượng bản Scan ưng ý nhất. 

Bước 5:
Sau khi đã chụp toàn bộ các trang, phần mềm sẽ hiển thị các bản Scan trong loạt thành 1 file, với:
1. Định dạng tên file tự động đặt theo ngày
2. Số trang đã Scan trong file, có thể vuốt sang để kiểm tra lại, trang nào dư cần xoá thì chọn Delete, hoặc xoay trang cho đúng hớng bằng nút Rotate, hoặc Cắt trang lại cho hợp lý  chọn Crop….
3. Sau khi kiểm tra hết thông tin chọn Save PDF để lưu lại bản Scan ở định dạng PDF

Bước 6:
Sau khi hoàn thành bản Scan thì mở lại tên bản Scan vừa lưu, chọn Share để tiến hành chọn gửi file Scan qua Email, Zalo, Messenger, Viber, Bluetooth hay các công cụ tin nhắn khác …

Bước 7:
Ví dụ ở đây chọn gửi bản Scan qua Email.

Bước 8:
Nhập vào địa chỉ Email ở cột To:
Và nội dung Email ở phần Compose Email bên dưới.

Vui lòng liên hệ (E: support@ccvi.vn  | P: 0902355580) để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ thêm.

—- o —-

Từ bộ giải pháp ứng dụng chia sẻ nội bộ của Microsoft sang môi trường Office 365 – Góc nhìn IT?

Hệ thống giải pháp ứng dụng của Microsoft trước đây được xây dựng ở mạng cục bộ của doanh nghiệp vẫn thường được biết với các thành phần dịch vụ và ứng dụng cơ bản gồm các thành phần File Server, Email Exchange Server, Sharepoint portal … dựa trên nền tảng kiến trúc quản lý xác thực định danh với dịch vụ Acitive Directory đi kèm thiết lập hàng loạt các dịch vụ mạng local như DNS Server Local, DHCP Local, Domain Controller …

Khi Microsoft tiến hành chuyển nền tảng xây dựng hệ thống dịch vụ ứng dụng ở cục bộ (On-Premise) lên nền tảng Office 365, việc triển khai và xây dựng các ứng dụng và dịch vụ sử dụng cho người dùng trở nên bảo mật, an toàn và thuận tiện nhanh chóng hơn rất nhiều so với xây dựng trên nền tảng hạ tầng máy chủ cục bộ như trước đây.

Tuy nhiên, Microsoft đã di chuyển toàn bộ môi trường kiến trúc On-Premise của mình lên môi trường đám mây như thế nào? Liệu môi trường kiến trúc của Microsoft sau khi di trú lên Cloud có gì thay đổi nhiều so với môi trường local trước đây? Có thể hiểu và hình dung như thế nào cho đúng?

I. Các thành phần hệ thống ứng dụng trong môi trường Local

Như chúng ta vẫn thường hình dung các thành phần chính trong các giải pháp  hạ tầng dịch vụ ứng dụng của Microsoft triển khai ở môi trường máy chủ nội bộ doanh nghiệp trước đây thường vẫn bao gồm các thành phần cơ bản: Máy chủ Active Directory (Primray & Additional), File Server, Exchange Mail Server, Sharepoint Server … đi kèm một loạt các hệ thống dịch vụ nội bộ như: DNS local, DHCP Local,….

I.1 Dịch vụ File Server local

Dịch vụ cơ bản và đầu tiên vẫn hay được triển khai nhất đó là File Server với mô hình tổ chức phân quyền người dùng (User) – nhóm các phòng ban (Group | OU) dựa theo mô hình kiến trúc cây Active Directory quản lý các chính sách Group Policy và các Permission truy cập các ổ đĩa hay tài nguyên mạng cục bộ…

Mỗi doanh nghiệp sẽ được chuyển tải từ mô hình tổ chức kiến trúc sang mô hình tổ chức trên nền tảng phân nhóm và phân quyền của Active Directory làm nền tảng cho hệ thống chính sách. Mỗi một phòng ban sẽ tương ứng được tổ chức tương ứng với các đơn vị Group hoặc OU trong hệ thống, và từ đó sẽ thiết lập các ánh xạ ổ đĩa mạng (Map) xuống các máy tính cá nhân của người dùng sử dụng cho việc lưu trữ tập trung tài liệu về một chỗ để cộng tác với các thành viên trong nhóm hoặc trong phòng.

I.2  Email Exchange Server local

Tương tự như vậy, các thành phần và tổ chức kiến trúc hệ thống Mail Microsoft Exchange Server cũng được tổ chức và xây dựng tương đối phức tạp bao gồm nhiều thành phần và thiết lập các phân luồng Mail Flow controll, các Group mail, Share mailbox, và các permision delivery , các chính sách Quota Mailbox, Policy, Retention, … tương ứng với kiến trúc tổ chức phòng ban và các quy định về sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp.

Các tiện ích đi kèm khi triển khai giải pháp MS Exchange Server nội bộ doanh nghiệp cũng sẽ mang theo và đồng bộ các dữ liệu cộng tác trong doanh nghiệp một cách dễ dàng như:

  • Tạo Contact và đồng bộ chia sẻ thông tin contact nhất quán trên toàn doanh nghiệp
  • Tạo và sử dụng chia sẻ Calenda, tạo đặt cuộc hẹn, Schedule Meeting, Appointment, reminder…
  • Đồng bộ dữ liệu và cấu trúc thông tin xuyên suốt đa nền tảng máy tính & mobility ,… cho người dùng làm việc bên ngoài môi trường văn phòng …

I.3 Sharepoint Portal local

Sau khi tạo dựng các môi trường cộng tác và chia sẻ tài nguyên File Server & Email Messaging thì doanh nghiệp có thể nâng cấp lên ứng dụng quản lý nội dung thông tin tài liệu (Documents) và thiết lập quy trình hồ sơ (Workflow process) với giải pháp phát triển dịch vụ Microsoft Sharepoint portal.

Môi trường Sharepoint portal cũng thường được tổ chức và xây dựng mapping cơ bản tương ứng với môi trường kiến trúc phân nhóm, phòng ban và tổ chức lưu trữ ánh xạ tương với cấu trúc File Server.

Kết hợp với kiến trúc lưu trữ cục bộ của File Server dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp sẽ dần được số hoá, đưa về quản lý chỉ mục thông tin (index) chứ không chỉ lưu trữ và tìm kiếm đơn giản theo cấu trúc phân cấp thư mục của tổ chức File Server.

Đồng thời, Sharepoint portal cũng cho phép phát triển dựa trên nền tảng dịch vụ Web IIS, tổ chức cơ sở dữ liệu MS SQL, và nền tảng phát triển ASP .NET cho phép doanh nghiệp xây dựng một Portal web Sharepoint riêng để chuẩn hoá quy trình xử lý hồ sơ và phân cấp phân quyền xét duyệt trong doanh nghiệp….

 

Một phần quy trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được số hoá kể từ đây.

II. Mô hình và các thành phần chuyển đổi lên nền tảng Cloud với MS Office 365

Khi Microsoft chuyển đổi nền tảng hệ thống ứng dụng doanh nghiệp nội bộ lên môi trường MS Office 365 thì gần như các thành phần kiến trúc dịch vụ cơ bản không có thay đổi nhiều và mang lại cho người dùng môi trường để thể triển khai và xây dựng hệ thống một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn hơn nhiều so với việc bắt tay vào xây dựng phát triển các nền tảng cục bộ trước đây.

Các thành phần dịch vụ cơ bản của Microsoft ở hệ thống nội bộ như Dịch vụ chia sẻ file nội bộ (đi kèm hệ thống quản lý xác thực người dùng AD và các chính sách, permision), dịch vụ Email Exchange system , Dịch vụ Sharepoint portal , Bộ ứng dụng Microsoft Office cho người dùng  lần lượt được chuyển lên nền tảng Cloud dưới dạng Onedrive Business, Exchange Online, Sharepoint Online , bộ ứng dụng MS Office 365 Online … được microsoft tích hợp lại thành các gói dịch vụ 365 Business Basic, 365 Business Standard, 365 Business Premium, hoặc tuỳ chọn các ứng dụng thêm như MS 365 Apps …

MS 365 Business Basic MS 365 Business Standard MS 365 Business Premium MS 365 Apps
Sử dụng các công cụ Office Online (Web) cơ bản gồm Word, Excel, và PowerPoint Sử dụng các ứng dụng và dịch vụ Cloud của Microsoft Office 365 Offline trên nhiều thiết bị bao gồm Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher, Access

 Kế thừa đầy đủ chức năng và giải pháp của bộ Business Standard, và bao gồm thêm các tính năng cao cấp để bảo vệ quản lý thiết bị và ngăn ngừa các rủi ro thông tin Cyberthreat.

 Dành cho doanh nghiệp chỉ sử dụng các bộ công cụ ứng dụng Cloud của Microsoft bao gồm Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher, Access. Không bao gồm Email Exchange online và Teams.
 

Phù hợp với các doanh nghiệp muốn triển khai các ứng dụng cộng tác, các giải pháp tổ chức dữ liệu và cộng tác từ xa, lưu trữ tập trung và bảo mật một cách dễ dàng bằng môi trường Cloud services.

 Phù hợp với doanh nghiệp hoặc người dùng cần sử dụng các ứng dụng doanh nghiệp Offline hoặc đa nền tảng, cộng tác và đồng bộ trên nhiều thiết bị … Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều yêu cầu khắc khe hơn về tính chất bảo mật về dữ liệu cá nhân hay doanh nghiệp, giúp đảm bảo an ninh an toàn, chống thất thoát dữ liệu ở mức thiết bị.

Dành cho các doanh nghiệp linh hoạt sử dụng các tuỳ chọn offline ứng dụng Microsoft  và lưu trữ tập trung.

Lưu ý: mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn mua hỗn hợp các loại license phù hợp với các nhóm hoặc khu vực người dùng khác nhau cho tổ chức của mình.

Sau đây là mô phỏng về hình thức chuyển đổi mô hình dịch vụ và ứng dụng của Microsoft từ môi trường nội bộ (local) lên môi trường Cloud Services theo cách hình dung ánh xạ 1:1.

Việc triển khai các ứng dụng của Microsoft trên nền tảng Office 365 cũng tương đối dễ dàng và nhanh chóng, và đôi khi không cần nhiều sự hỗ trợ hoặc can thiệp của chuyên gia công nghệ (IT).

Tuy nhiên, việc tổ chức cấu trúc dữ liệu và hệ thống từ đầu không được xem xét và quan tâm đúng mức , các công tác phổ biến hướng dẫn người dùng không được xây dựng từ ban đầu sẽ làm nảy sinh một số vấn đề hoặc hệ quả mà sau đó các doanh nghiệp trở nên khó kiểm soát, quản lý thông tin và khai thác hết giá trị các ứng dụng và bộ công cụ của giải pháp MS Office 365.

Chính vì tính dễ dàng và nhanh chóng khi triển khai MS Office 365 nên khi doanh nghiệp quyết định đầu tư giải pháp MS Office 365 thường sẽ cắt giảm từ đầu phần khối lượng công việc liên quan tới việc thiết kế, chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp tương ứng với mô hình hoạt động thực tế, hướng dẫn và tạo thói quen từ đầu cho người dùng sử dụng và khai thác hiệu quả các ứng dụng…

Do vậy, một số đơn vị khi đầu tư MS Office 365 lại thiếu thành viên tham vấn về IT hoặc không chú trọng tới cơ chế kiểm tra cách thức tổ chức dữ liệu người dùng tập trung, nên sau một thời gian vận hành, hầu như chỉ sử dụng được khoảng 30% giá trị của bộ gói giải pháp Office 365 mang lại, và dữ liệu , phân quyền hệ thống đều hoàn toàn không có cơ chế quản lý, tổ chức, hướng dẫn người dùng sử dụng lưu trữ tập trung, sử dụng các công cụ cộng tác… để lưu giữ thông tin dài hạn, thúc đẩy nhanh việc trao đổi chia sẻ thông tin chung như mô hình triển khai hệ thống dữ liệu cục bộ trước đây.

Sau đây là bảng tóm lược các thành phần chuyển đổi từ Local Services sang môi trường MS Office 365

Local | On-Premise system Cloud Office 365
Local Active Directory Azure Active Directory
(Chỉ hiển thị rõ ở gói Business Premium)
Local File Server Office 365 OneDrive Business
Local Sharepoint portal Office 365 Sharepoint Online
Local Mail Exchange Server Office 365 Exchange Online
Local Office software

(Word, Excel, Powerpoint …)

 MS 365 Office Online | Advance

(Word, Excel, Powerpoint online/ offline …)

 

Dựa trên cấu trúc môi trường chuyển đổi, các thành phần tổ chức phân nhóm (Group) và phân quyền (Permission | Policy), Mail Flow controll … vẫn được ánh xạ tương ứng như môi trường local bằng công cụ quản trị Microsoft 365 Admin Center đi cùng các bộ công cụ quản trị chức năng Sharepoint Admin Center, Exchange Admin Center, Azure Active Directory Admin Center, Teams Center … để quản trị và thiết lập tổ chức mô hình kiến trúc doanh nghiệp trên nền tảng Cloud 365.

Ngoài ra, các bộ cộng cụ quản trị và đo lường của Cloud Services cũng cho phép người quản trị có bức tranh đo lường và hình dung đầy đủ về tính đóng góp và tần suất/ hiệu suất sử dụng ứng dụng của người dùng thường xuyên để có thể theo dõi hiệu suất khai thác của người dùng thường xuyên và thúc đẩy.

Chúng tôi hỗ trợ được gì cho bạn trên nền tảng Office 365 ?

Migration    
Migration Manager

Di chuyển các dịch vụ chia sẻ file (File Share) từ môi trường Local (On-Premise) sang Office 365

  
Các giải pháp chuyển đổi dữ liệu  

 

Di chuyển các nội dung từ Sharepoint Server nội bộ (Local) từ môi trường 365

Chuyển đổi dữ liệu từ các môi trường Cloud Services khác về giải pháp Microsoft Office 365
  • Hỗ trợ miễn phí:
    • Tư vấn và xây dựng mô hình tổ chức doanh nghiệp trên Office 365
    • Tổ chức và xây dựng tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng sử dụng không gian lưu trữ chia sẻ (OneDrive Business)
    • Tư vấn tổ chức cấu trúc MS Teams & MS Sharepoint
    • Các tư vấn sử dụng khác ,…
  • Tổ chức Office 365 theo mô hình tổ chức doanh nghiệp với mức chi phí hợp lý
    • Hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức dữ liệu tập trung trên nền tảng MS Office 365.
    • Hướng dẫn tập trung người dùng sử dụng các công cụ Office 365.
    • Chuyển đổi & di chuyển dữ liệu Email sang Office 365 .
    • Di chuyển dữ liệu chia sẻ file Nội bộ (Local) Sang OneDrive Business trên Office 365
    • Cách thức lưu trữ, cộng tác , sao lưu dữ liệu ….

Thời gian chuyển đổi: từ 7-10 ngày

Thời gian hướng dẫn trực tiếp: từ 2-3 ngày

Duy trì dịch vụ bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật với mức chi phí tối thiểu nhất.

 

Vui lòng liên hệ (contact@ccvi.vn) để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ bạn thêm.

— o —

Hướng dẫn lựa chọn và tổ chức sử dụng MS Office 365 phù hợp?

Có thể doanh nghiệp của bạn hiện đang sử dụng các giải pháp email doanh nghiệp chuyên nghiệp, hệ thống lưu trữ chia sẻ nội bộ bằng NAS hay chia sẻ nội bộ, bạn đã có tổ chức các nhóm chát nội bộ, bạn thường xuyên tổ chức các cuộc họp Online Video Meeting trên các nền tảng miễn phí của Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, Go-Meeting … Tuy nhiên, tại sao bạn nên sử dụng giải pháp Microsoft Office 365?

Một số các hạn chế của việc sử dụng các giải pháp chia sẻ và cộng tác rời rạc:

  • Hạn chế về không gian lưu trữ cộng tác: Chia sẻ dữ liệu nội bộ qua NAS hoặc Server nội bộ bị giới hạn về các khả năng phân quyền, bảo mật dữ liệu, và bất tiện trong việc kết nối, đặc biệt là cho các hoạt động kết nối cộng tác với nhóm người dùng thường xuyên đi ra ngoài như Sales, Marketing, Manager ….
  • Hạn chế gắn kết các hệ công cụ: Gmail, G-Drive, NAS Local, …dữ liệu phân tán và không bảo mật thông tin doanh nghiệp, mỗi người dùng có thể phải sử dụng nhiều tài khoản đăng nhập và kết nối đến các hệ thống khác nhau để sử dụng tài nguyên chia sẻ mà giữa các thành phần không có khả năng liên kết với nhau. Tài nguyên chia sẻ giữa các hệ thống bị giới hạn và phân tán.
  • Hạn chế về mặt License: Mỗi hệ thống hoặc công cụ bắt buộc doanh nghiệp của bạn phải duy trì một số lượng và duy trì legal License hàng năm cho Windows, MS Office, các ứng dụng nhóm chát nội bộ, meeting online, email, chia sẻ …. Ngoài ra, khi các máy tính bị lỗi bạn phải thực hiện các thao tác chuyển đổi profile máy tính, chuyển đổi license phức tạp và mất nhiều thời gian nhờ IT hỗ trợ.

Giá trị mang lại của giải pháp MS Office 365

Tiện ích đầu tiên mà giải pháp Microsoft Office 365 mang lại cho doanh nghiệp của bạn đó là cung cấp các giải pháp tiện ích cho doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất, và có thể nâng cấp mở rộng tính năng, ứng dụng hay phần mềm linh hoạt theo nhu cầu.

1. Tổ chức mô hình tổ chức và phân quyền doanh nghiệp trên một nền tảng duy nhất

Sử dụng MS Office 365 như một nền tảng duy nhất cho đa dạng các công cụ và tiện ích phân quyền chia sẻ tài nguyên nội bộ. Bạn có thể chuyển tải toàn bộ mô hình tổ chức và phân quyền kinh doanh của doanh nghiệp mình vào một nền tảng duy nhất, và áp dụng trên toàn bộ các tài nguyên và công cụ sử dụng trong hệ thống.

2. Sử dụng Email Outlook online:

Office 365 cho phép bạn linh động lựa chọn giải pháp kết nối, công cụ sử dụng Outlook online (trên nền Web) lẫn công cụ sử dụng bộ công cụ Office 365 Offline Subcription trên máy tính.
Outlook 365 cho phép mỗi người dùng được lưu trữ hộp thư lên đến 50GB, dung lượng này hoàn toàn độc lập với các dung lượng lưu trữ chia sẻ tài liệu hay các ứng dụng khác, đây là một lợi thế khác biệt so với các giải pháp Cloud khác như Google, Bitrix hay Zoho, ….

3. Chia sẻ tập tin không giới hạn với OneDrive business & MS Sharepoint

    1. Mỗi người dùng được MS Office 365 cung cấp 1TB dung lượng lưu trữ
    2. OneDrive business không giới hạn nếu doanh nghiệp của bạn có trên 5 người dùng.

4. Tổ chức và lưu giữ các nhóm chát nội bộ thông tin lưu giữ dài hạn

Dựa trên nền tảng MS Teams được phát triển từ MS Lync trước đây kết hợp với Skype Business cho phép bạn tổ chức các nhóm chát nội bộ cực kỳ bảo mật mà còn được kết hợp với các tiện ích như nhắn tin trò chuyện cộng tác cá nhân/ nhóm, thiết lập cuộc gọi voice/video …. Trên một công cụ duy nhất. Đặc biệt các nhóm chát riêng tư có thể được bạn tổ chức phân quyền theo nhóm (Group) hoặc phân luồng theo các dòng Channel riêng tương ứng với các nhóm chủ để hoặc dự án…. Các nhóm cộng tác này có thể được tổ chức tương ứng theo các nhóm trong tổ chức doanh nghiệp của bạn hoặc linh hoạt theo nhu cầu.

5. Hỗ trợ thiết bị di động

Tất cả các tiện ích Outlook, OneDrive Personal, Ondrive Business, Teams, … đều được hỗ trợ trên các thiết bị di động Adroid, iOS, Windows phone …và mỗi người dùng được sử dụng kết nối tối đa lên đến 5 thiết bị đồng thời. Điều này đặc biệt hữu ích cho những người dùng sử dụng nhiều thiết bị laptop, điện thoại, iPad, … hoặc sử dụng đồng thời nhiều thiết bị trong các cuộc họp voice hoặc video meeting để chia sẻ thông tin hay màn hình trình chiếu… .

6. Họp Video trực tuyến qua ứng dụng MS Teams

Nền tảng Họp trực tuyến của Microsoft Teams là một công cụ hỗ trợ họp trực tuyến tuyệt vời cho doanh nghiệp với sức chứa lên đến 250 người dùng họp đồng thời với chất lượng cực kỳ trong suốt. Và bạn có thể mở rộng thành viên họp bên ngoài tổ chức của bạn thông qua MS Skype Business.

Sử dụng Meeting trên Teams được hỗ trợ sẵn các tiện ích

  • Sharing màn hình trình chiếu phục vụ cho báo cáo hay trainning
  • Meeting Notes ngay trên màn hình cuộc họp trong suốt quá trình cuộc họp diễn ra
  • Meeting recording: hỗ trợ ghi lại màn hình cuộc họp để phục vụ cho trainning hay dành cho các thành viên không thể tham gia có thể xem lại và nắm bắt nội dung cuộc họp.
  • Và các tiện ích trình chiếu và kết nối đến các giải pháp hay phần cứng Video conference khác như Cisco, Polycom, Logitech ….

6. Thống nhất lịch biểu, Calenda

Thông qua hoạt động tạo lịch biểu cho các Meeting, Appointment trên Outlook Calenda Online hoặc offline bạn có thể dễ dàng chia sẻ lịch họp, xác nhận số thành viên tham gia, thay đổi lịch biểu, điều chỉnh số lượng thành viên tham gia cuộc họp một cách dễ dàng.

7. Tổ chức lịch ca làm việc thống nhất với Shift

8. Ngoài ra còn vô số các kho tài nguyên và ứng dụng khác

Microsoft kết nối với các đối tác cùng với các tiện ích phát triển của Microsoft Power Apps, AutoFlow, Planner, Todo, Power BI, Yammer… mang lại cho doanh nghiệp nhiều sự lựa chọn và nâng cấp dễ dàng khi cần ….

 

Tổ chức mô hình hoạt động doanh nghiệp của bạn trên nền tảng Office 365 như thế nào?

Từ mô hình tổ chức doanh nghiệp của bạn có thể được chuyển tải tương ứng vào bên trong nền tảng Office 365 với công cụ Microsoft Admin Center với đầy đủ các tính năng phục vụ tổ chức và quản trị doanh nghiệp của bạn một cách đơn giản:

  • Phân Nhóm (Group) có thể linh hoạt tổ chức tương ứng theo các bộ phận / phòng ban. Mỗi nhóm có thể thiết lập cho phép người gửi nội bộ chỉ gửi vào 1 mail nhóm duy nhất thì toàn bộ các thành viên đều có thể tiếp nhận được thông tin mà không thiếu sót.
  • Thiết lập các hộp mail chia sẻ (ShareMailbox) cho phép nhiều người có thể truy cập và sử dụng cùng một hộp mail chung để tiếp nhận, phân chia cộng tác và xử lý công việc với khách hàng hay đối tác bên ngoài.
  • Các chính sách về quản lý kiểm soát dòng mail (MailFlow control) hỗ trợ người quản lý Approve chính sách email theo quy trình để quản lý chặt chẽ các thông tin email trao đổi giữa nội bộ với bên ngoài, hoặc thiết lập các chính sách giới hạn từ khoá nhạy cảm, các yêu cầu kiểm tra / thẩm tra / tracking dữ liệu … khi cần. Đây là công cụ hỗ trợ đắc lực cho người quản trị giảm thiểu và ngăn ngừa thất thoát thông tin nhạy cảm.

Ngoài ra, còn rất nhiều các tiện ích hỗ trợ khác phục vụ cho công việc quản trị và tổ chức doanh nghiệp của bạn về lâu dài và khả năng mở rộng không giới hạn.

 

Các gói cước MS Office 365 hiện tại

Một nhược điểm của giải pháp MS Office 365 đó là chi phí license tăng tuyến tính theo số lượng người dùng đang sử dụng. Tuy nhiên, nếu hiệu quả khai thác các tiện ích của người dùng tốt, sẽ giúp bạn tối ưu được chi phí cho hoạt động tổ chức và quản trị thông tin mà vẫn có đầy đủ các công cụ chia sẻ và cộng tác cho người dùng sử dụng một cách linh hoạt và tiết kiệm nhất.

Hiệu quả sử dụng MS Office 365 thực chất nằm ở hiệu quả khai thác và sử dụng của người dùng trong doanh nghiệp của bạn. Do đó, khi quyết định sử dụng giải pháp MS Office 365 bạn nên cân nhắc và quan tâm về nhu cầu, khả năng sử dụng của người dùng để lựa chọn gói cước phù hợp, tránh lãng phí chi phí duy trì hàng năm.

Hiện nay, Microsoft Office 365 cung cấp 04 gói cước cơ bản dành cho doanh nghiệp linh hoạt lựa chọn sử dụng số lượng phù hợp với điều kiện và nhu cầu:

GÓI OFFICE 365 DÀNH CHO DOANH NGHIỆP
Gói sản phẩm Microsoft 365 Business Basic Microsoft 365 Business Standard Microsoft 365 Business Premium Apps(O365 Business)  
Giá
(người dùng/ tháng)*

$2.5

 $10 $20

$8.3

  
Đề xuất Phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần có giải pháp từ xa dễ sử dụng, với Microsoft Teams, dung lượng lưu trữ đám mây bảo mật và Office Online Phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần có công cụ để cộng tác và làm việc từ xa hoàn toàn, bao gồm Microsoft Teams, dung lượng lưu trữ đám mây bảo mật, email doanh nghiệp và các ứng dụng Office cao cấp trên nhiều thiết bị. Phù hợp nhất với các doanh nghiệp yêu cầu giải pháp làm việc từ xa, bảo mật với mọi thứ được tích hợp trong Business Standard, cộng thêm tính năng quản lý thiết bị và bảo vệ chống mối đe dọa trên mạng nâng cao. Phù hợp nhất với các doanh nghiệp cần ứng dụng Office trên nhiều thiết bị và khả năng lưu trữ tệp trên đám mây. Không bao gồm email doanh nghiệp và Microsoft Teams.  
Số lượng người dùng tối đa 300 300 300 300  

Office 365

Sử dụng Office 365 online

V

V

V

  

Bộ office offline dành cho 5 thiết bị PC và MAC

  

V

 V

V

  

Cài đăt Office cho 5 thiết bị điện thoại

V V

V

  

Email, Storage, & Communication

Dung lượng lưu trữ mail 50GB

V

 V V

 

One Drive lưu trữ và chia sẽ dữ liệu người dùng đến 1TB

V

 V V

V

  

Trang nội bộ có thể chỉnh sửa theo nhu cầu doanh nghiệp

V

 V V

 

Hệ thống chat, meetings, notes, và tệp đính kèm

V

 V V

 

  

Hệ thống chat,meetings

V

 V V

 

  

Trên đây, Microsoft cung cấp gói cước 365 Business Basic được xem là một trong những gói cước phù hợp nhất với các doanh nghiệp mới thành lập hay doanh nghiệp nhỏ có quy mô dưới 20 người dùng.

Với gói cước cơ bản này, bạn có thể tiếp cận mang lại hiệu quả ngay cho doanh nghiệp của mình với 03 tiện ích cơ bản:

  • Email một cách chuyên nghiệp với Microsoft Outlook Exchange Online
  • Tổ chức lưu trữ chia sẻ Onedrive Business
  • Sử dụng MS Teams để trao đổi cộng tác và họp Video Meeting …

Bạn có thể tham khảo thêm ở link sau về các thành phần và tính năng của gói cước cũng : https://www.microsoft.com/vi-vn/microsoft-365/business/compare-all-microsoft-365-business-products?&activetab=tab%3aprimaryr2

Tuỳ theo nhu cầu, bạn có thể mua trộn lẫn nhiều loại gói Office 365 để linh hoạt cấp phát phù hợp với nhu cầu và khả năng sử dụng của người dùng, cũng như có thể thu hồi, hoặc chuyển đổi loại license giữa các người dùng khi cần.

Chúng tôi có thể hỗ trợ được gì cho bạn trên nền tảng Office 365 ?

  • Hỗ trợ miễn phí:
    • Tư vấn và xây dựng mô hình tổ chức doanh nghiệp trên Office 365
    • Tổ chức và xây dựng tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng sử dụng không gian lưu trữ chia sẻ (OneDrive Business)
    • Tổ chức cấu trúc MS Teams & MS Sharepoint
    • Các tư vấn sử dụng khác ,…
  • Tổ chức Office 365 theo mô hình tổ chức doanh nghiệp với mức chi phí hợp lý
    • Chuyển đổi & di chuyển dữ liệu Email sang Office 365
    • Di chuyển dữ liệu chia sẻ file Nội bộ (Local) sang OneDrive Business trên Office 365
    • Tổ chức hướng dẫn tập trung người dùng sử dụng các công cụ Office 365,
    • Cách thức lưu trữ, cộng tác , sao lưu dữ liệu ….

Thời gian chuyển đổi: từ 7-10 ngày

Thời gian hướng dẫn trực tiếp: từ 2-3 ngày

Duy trì dịch vụ bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật với mức chi phí tối thiểu nhất.

 

Vui lòng liên hệ (contact@ccvi.vn) để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ bạn chọn lựa và tổ chức MS Office 365 một cách phù hợp.

— o —

VMWare vSphere cũng bị nhiễm Ransomware? Có thật không?

Khoảng 1 tháng gần đây trên các diễn đàn công nghệ thế giới và gần đây là thông tin lan truyền về việc Virus Ransomware trước đây xuất hiện trên các máy chủ và máy tính Windows, giờ đã xuất hiện trên VMWare ESXi host và vCenter Server, liệu có phải là sự thật?

Một số diễn đàn và cộng đồng công nghệ cũng có tin về việc phát hiện Ransomware đầu tiên trên ESXi, tấn công và mã hoá toàn bộ DataStore, VMs disk trên môi trường VMWare vSphere.  Trên diễn đàn VMWare cập nhật lần mới nhất cho rủi ro Wannacry/Petya ransomware từ tháng 8 năm 2017 nói về hỗ trợ phòng chóng rủi ro virus mã hoá từ môi trường đối tác thứ 3, xác thực qua Windows Active directory.

Như các bạn đã biết, chủng loại virus mã hoá dữ liệu Ransomware trước đây gồm các chủng loại Spora, WannaCrypt (còn gọi là  WannaCry), và  Petya chủ yếu khai thác lỗ hỏng bảo mật CVE-2017-0144 và CVE-2017-0145 trên các giao thức network shares, Server Message Block (SMB), và Remote desktop (RDP) của Microsoft. Để ngăn ngừa cho các rủi ro này thì Microsoft đã cập nhật và bổ sung các bản vá lỗi, khuyến nghị tắt hoặc gỡ bỏ các dịch vụ chia sẻ version cũ kém an toàn (SMB v1, v2 …), bật chế độ tường lửa Windows, cài phần mềm diệt virus có bản quyền cho server và endpoint, thường xuyên theo dõi và cập nhật các nguồn nhận diện (signature) và nguồn lây nhiễm mã độc cho các hệ thống tường lửa công ty …

Tuy nhiên, đối với ESXi VMWare host base trên nền Linux liệu kẻ tấn công có thể lây nhiễm vào host ESXi qua môi trường mạng LAN của bạn không? Thật sự, đây không phải là một dạng khai thác lỗ hỏng giao thức bảo mật dạng zero-day attack trên ESXi hoặc vCenter Server.

Nhưng đây là một trong những lời cảnh tỉnh cho các quản trị viên vSphere về việc cần trang bị và kiểm tra thật kỹ các điều kiện bảo vệ hệ thống và môi trường an toàn cho các hệ thống vSphere, VMWare ESXi. Đặc biệt ở việc quản lý tài khoản, phân quyền hệ thống, cơ chế quản lý thông tin đăng nhập có ảnh hưởng tới việc mất quyền môi trường quản lý VMWare vSphere. Bạn nên kiểm tra và rà soát lại 02 điều:

  • Tài khoản vSphere ở cấp độ cao nhất
  • Kết nối mạng cho môi trường quản lý vSphere của bạn.

Bạn hãy xem cách thức mà kẻ tấn công đi vào hệ thống VMWare vSphere và mã hoá dữ liệu VM trên datastore của bạn thế nào nhé?

Đầu tiên, kẻ tấn công sau khi xâm nhập được một máy tính Windows trong mạng LAN của bạn, chúng sẽ cố gắng dò quét (broadcast) các lỗ hỏng bảo mật bên trong hệ thống mạng LAN để tìm cách chiếm quyền các hệ thống tài khoản hoặc thiết bị khác có quyền cao hơn (high-level account).

Trường hợp máy tính của bạn đang sử dụng có cùng thông tin đăng nhập vào vCenter, hoặc có quyền kết nối tới máy chủ VMWare ESXi host để thu thập thông tin về kho tài nguyên trong mạng LAN và các hệ thống của bạn đang có.

Với một số hệ thống VMWare vSphere (ESX) có thể được cho phép quyền quản trị cấp cao (high-level admin) được xác thực từ máy chủ Windows Active directory, khi các máy chủ hoặc kho tài nguyên chia sẻ trên các máy chủ Windows bị chiếm quyền qua môi trường Active Directory thì cũng đồng nghĩa, máy chủ VMWare ESXi trong hệ thống của bạn cũng sẽ bị chiếm quyền quản trị.

Từ đây, kẻ tấn công chỉ cần kết nối vào VMWare vSphere và bật SSH từ xa để có thể cho phép thực thi các kết nối và gửi các mã lệnh qua môi trường network đến các VMWare Host, sau đó sẽ quay trở lại sau.

Sau đó, kẻ tấn công chỉ cần viết một đoạn mã Java Script hoặc Python code đơn giản có thể có quyền truy cập đến các kho tài nguyên trong máy chủ và hệ thống của bạn rồi tiến hành thực hiện mã hoá, đổi tên tệp dữ liệu trong hệ thống một cách tự động.

Đây là một trong những kịch bản phổ biến, vì chỉ cần chiếm được quyền điều khiển quản trị cấp cao trong hệ thống là có thể chiếm được quyền điều khiển và truy cập đến toàn bộ các kho tài nguyên và cơ sở hạ tầng của bạn, bao gồm cả VMWare vSphere (ESXi).

Bảo vệ môi trường vSphere trước Ransoware như thế nào?

  1. Đầu tiên, bạn không nên hoặc hạn chế sử dụng quyền quản trị viên cao cấp nhất từ môi trường Windows Active directory để quản trị các hệ thống vSphere.
    Nếu hệ thống của bạn đang có kết nối xác thực quản trị đến Active Directory thì bạn nên hạn chế quyền hoặc nên gỡ bỏ khỏi vSphere system.
  2. Thực hiện phân đoạn và phân tách các vùng mạng LAN nội bộ (VLAN isolation & Segment), đặc biệt là các vùng mạng người dùng (User, Khách … ) trước các vùng mạng LAN cho Server, lưu trữ (Storage), Backup …
    Việc phân đoạn mạng LAN giúp bạn giảm thiểu rủi ro đến từ các máy tính người dùng thiếu hoặc hạn chế kinh nghiệm thường xuyên bị lây nhiễm và thiếu kiến thức về an toàn hệ thống thông tin. Kể cả máy tính của bạn đang sử dụng cũng nên sử dụng tài khoản thường ngày ở cấp độ giới hạn, và hạn chế các tiện ích như ghi nhớ mật khẩu quản trị, lưu và tự động đăng nhập ….
  3. Bảo vệ các bản sao lưu của bạn khỏi các vùng mạng có thể truy cập bởi người dùng, quản trị … hoặc thực hiện các tác vụ Backup Offline data định kỳ sang các hình thức Tape Library, Data Archiving (1 chiều) , hay đơn giản bằng HDD Box.
    Backup dữ liệu là một việc cần thiết, và cần thực hiện định kỳ có thể thiết lập đơn giản thông qua phần mềm Veeam Backup miễn phí, hoặc có bản quyền (nếu hệ thống của bạn backup nhiều hơn 10 VMs tanents). Phương án backup dữ liệu an toàn tối đa và sau cùng nhất vẫn là một số các giải pháp Backup Offline bằng các phương thức Backup to Tape (Băng từ) hoặc Cloud Archive (1 chiều) đảm bảo lưu giữ nhiều phiên bản nhất có thể, và không thể xâm hại hay sửa đổi dữ liệu bằng các phương thức tiếp cận Online.
  4. Cài đặt các chương trình Internet Security của các thương hiệu và uy tín cho máy tính chủ, máy trạm. Các chương trình diệt virus của các thương hiệu uy tín và nổi tiếng như TrendMicro, Synmantec Endpoint Protection (Server & Clients), Bitdefender, Trend Micro, MCafee hoặc Norton … thường xuyên và kịp thời có các cập nhật mã độc mới nhất và đa dạng hệ thống các đối tác liên kết toàn cầu cung cấp và cập nhật thường xuyên các dấu hiệu rủi ro.
  5. Trang bị hệ thống tường lửa hỗ trợ khả năng UTM license được duy trì hàng năm để quét sâu và nhận diện loại bỏ mã độc ngăn ngừa các đoạn script hay mã độc (malware) có thể gửi đến máy tính người dùng khi truy cập môi trường internet.
  6. Kiểm tra và fix lỗ hỏng bảo mật cho các máy chủ và máy tính Windows.
    Bạn cũng nên thường xuyên kiểm tra và fix các lỗ hỏng khai thác bảo mật CVE-2017-0144 và CVE-2017-0145, tắt giao thức chia sẻ network SMB v1, nâng cấp Windows hệ thống và người dùng và cập nhật thường xuyên lên phiên bản Windows 10 mới nhất để giảm thiểu tối đa các lỗ hỏng bảo mật tạo điều kiện cho các hacker khai thác.

Vui lòng liên hệ (contact@ccvi.vn) để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ bạn thêm.

— o —

Giải pháp Video Meeting với Logitech Group & Rally

Bạn cần một giải pháp họp trực tuyến Online Video Meeting đơn giản, thiết lập nhanh chóng?

Bạn đã sẵn sàng với Camera và Micro tích hợp sẵn trên máy tính cá nhân để sử dụng cho các ứng dụng online meeting Zoom, Skype Business, MS Teams, Google Meet, Go-Meeting, Jitsi … tuy nhiên, lại gặp phải nhược điểm về góc quay, khoảng cách lấy nét, khoảng cách thu âm, màn hình chia sẻ …

Ngày nay gần như không thể chối cãi các giá trị mang lại của Video Meeting và Conference ngày càng mang hỗ trợ và thúc đẩy rất nhiều cho hoạt động cộng tác nội bộ, kinh doanh, bán hàng, trainning …  Việc ứng dụng và sử dụng các giải pháp Video Meeting trong hoạt động đội nhóm và doanh nghiệp của bạn hiện có đang được ứng dụng hiệu quả không? Làm sao chọn được giải pháp phù hợp, đặc biệt với các mô hình kinh doanh phân tán, quy mô vừa và nhỏ ….

Với các giải pháp Meeting Video Meeting & Conference chuyên dụng cho phòng họp chuyên dụng của Polycom, Cisco Telepresence, Aver, Avaya, Yealink, Vydeo … có thể giải quyết gần như toàn bộ các vấn đề về âm thanh và hình ảnh trung thực và trong suốt nhất cho một giải pháp hội nghị truyền hình, video meeting, tuy nhiên giá trị đầu tư cũng nhiều thang mức khác nhau và đôi lúc khó tiếp cận tư vấn kỹ thuật & thiết lập.

Do đó, dối với các phương thức họp nhóm, gọi & chia sẻ, trình chiếu thông tin cá nhân hay các nhóm nhỏ như doanh nghiệp vừa và nhỏ có quy mô 10 | 20 | 30 đến 50 người thì giải pháp Meeting online sử dụng các công cụ thiết lập cuộc gọi miễn phí như Zoom, Skype, Microsoft Teams, Google Meet, Go-Meeting … thì sử dụng phương án tích hợp với các thiết bị Logitech là một phương án dễ tiếp cận và chi phí đầu tư hợp lý.

Thiết lập cuộc gọi Video Meeting dễ dàng và đơn giản với bộ Personal Kit

Phương thức kinh doanh theo mô hình kinh doanh văn phòng mở (Open Office) đang là một trong các phương thức tiếp cận kinh doanh nhanh chóng và trực tiếp làm tăng sự tương tác và hài lòng của khách hàng thông qua những cuộc gọi video riêng trực tiếp từ bàn làm việc.

Chỉ với vài thao tác cá nhân đơn giản để thiết lập một cuộc gọi video để giới thiệu nhanh và chia sẻ các lợi thế của sản phẩm / giải pháp công ty bạn giúp tiết giảm nhiều thời gian chi phí kinh doanh và thúc đẩy nhanh quá trình tiến tới chốt Sales hoặc đơn hàng.

Hãy thử thiết lập ngay một phương thức kinh doanh mới bằng bộ Personal video collaboration kit dành cho cá nhân gồm Zone Wireless Headset và Logitech BRIO 4K  hoặc Logitech C925e webcam được các hãng chứng nhận hỗ trợ tốt nhất cho các giải pháp video coference Microsoft® Skype for Business , Zoom, Google Voice and Hangouts Meet.

Sử dụng bộ Kit này bạn có thể sử dụng trong điều kiện môi trường văn phòng thông thường mà không cần phải trang bị phòng video call riêng dạng huddle room vì bộ Zone Wireless headset có thể loại bỏ các âm thanh tiếng ồn xung quanh, và nghe rõ âm thanh người tiếp nhận cuộc gọi đầu bên kia với mic dạng flip-to-mute mic. Cộng thêm bộ BRIO 4K hoặc C925e hỗ trợ lấy nét (focus) trực tiếp vào gương mặt cho bạn có cảm giác đang nói chuyện trực tiếp “face-to-face”. Việc kết nối phụ kiện để thiết lập cuộc hội thoại cũng rất đơn giản chỉ cần cắm là chạy “plug-and-play” qua giao tiếp USB sẵn có trên máy tính cá nhân.

Tại sao nên chọn giải pháp Logitech Meeting

Công nghệ RightSenseTM độc quyền của Logitech mang lại cho người dùng trải nghiệm cuộc họp một cách tự nhiên dễ dàng và tự động, nhờ các công nghệ tự động được tích hợp trên Camera, Âm thanh và Cân bằng ánh sáng được tích hợp gồm 03 công nghệ RightSight, RightLight, RightSound.

RIGHTSIGHT

RightSight tự động điều khiển Camera để có thể quan sát tất cả mọi người trong phòng họp nhờ công nghệ tự động thu phóng điều chỉnh góc quay đóng khung không gian trình chiếu hội thoại để không ai bị rơi khỏi khung hình và tối ưu hiển thị trên màn hình.

RIGHTLIGHT

Công nghệ Logitech RightLight™ giúp mọi người trông đẹp mắt hơn trên khung hình trong bất kỳ điều kiện ánh sáng nào. RightLight™ cũng hỗ trợ giảm nhiễu Video, tự động cân bằng áng sáng, tinh chỉnh cân bằng sắc màu và độ bảo hoà màu sắc cân đối với sắc màu da.

RIGHTSOUND

Logitech RightSound ™ là một công nghệ âm thanh tuyệt vời giúp giảm loại bỏ nhiễu, tiếng vọng (echo), các âm thanh không mong muốn như tiếng quạt, gõ bàn phím … đồng thời sử dụng thuật toán dò tiếng nói để tự động hiệu chỉnh khuyếch đại âm lượng thu âm người đang trò chuyện. Làm sao Logitech Rightsound làm được điều này?

Chống rung động vỏ ngoài (Anti-vibration)

Nhờ hệ thống treo tách rời module loa trong với lớp vỏ bảo vệ bên ngoài giúp hệ thống âm thanh và Mic loại bỏ gần như hoàn toàn các rung động có thể truyền qua tường, chân bàn, giá treo … giúp hệ thống khử triệt để âm thanh nhiễu, tiếng vọng để đạt được hiệu quả âm thanh ổn định kể cả trong trường hợp mức âm lượng tăng cao hết cỡ.

Mic Matrix

Nhận diện giọng nói bằng AI

Ngoài ra, thiết bị hỗ trợ RightSound được cập nhật với hơn 20.000 giọng nói khác nhau để có thể phân biệt được tiếng người với tiếng ồn không mong muốn, các thuật toán và xử lý RightSound cũng được cập nhật thường xuyên miễn phí cập nhật firmware mới đến các thiết bị hội nghị truyền hình của Logitech để giúp cập nhật và cải thiện chất lượng trong suốt thời gian sử dụng sản phẩm.

Sau đây là bảng tổng hợp các tính năng được tích hợp trên các thành phần thiết bị Meeting của Logitech.

Logitech với Microsoft Teams & Skype Business, Zoom, Google Meet.

Cùng với các giải pháp Video Meeting của MS Teams, Skype Business, Zoom, Google Meet … Logitech giúp bạn có thể biến bất kỳ không gian nào trong văn phòng thành một nơi họp cá nhân trực tiếp hoặc họp nhóm với các tính năng chia sẻ nội dung, kiểm soát cuộc họp, mời thêm thành viên cuộc họp một cách dễ dàng. Logitech hỗ trợ các phương thức giải pháp cho phòng họp được IT cấu hình và thiết lập trước với mọi quy mô từ kích cỡ phòng họp nhỏ từ 3-5 người cho tới các phòng họp quy mô lớn 30-40 người.

Logitech dành cho Meeting room có thể thiết lập một phòng họp với 01 hoặc 02 màn hình đi kèm một PC Mini, bộ Camera, mic phòng họp và bộ điều khiển cảm ứng “Logitech Tap” với 03 gói triển khai chính được Logitech thiết kế sẵn giúp bạn dễ dàng lựa chọn.

 

Meetup Group

Part: 5295951

Logitech Rally Group

Part: 5295952

Logitech Rally Group Plus

Part: 5295953
Meetup Group với bộ Camera thông minh độ nét cao 1080p Full HD Zoom HD 5x với góc quay quét rộng, tích hợp sẵn Mic và Sound âm thanh sống động trong một kiện duy nhất.

Công nghệ RightSense™ technologies cho phép tự động đống khung và lấy nét người đang hội thoại.

Thành phần:

  • Bộ Meetup Group (bao gồm sẵn Camera HD, Mic & Sound tích hợp
  • Có thể thiết lập cho phòng họp cố định bằng cách gắn thêm Mini PCs hoặc Chromebox™  và bộ Logitech Tap.

Phù hợp cho phòng họp nhỏ từ 3 đến 5 người

 Logitech Rally Group sử dụng Camera quay quét PTZ với chất lượng Video đẳng cấp phòng quay Ultra-HD 4K khả năng Zoom quang 10x.

Sử dụng công nghệ RightSense™ technologies tự động đóng khung lấy nét xa người đang hội thoại bằng chức năng PTZ, cùng với bộ âm thanh trong trẻo phía trước và chất lượng mic pod thu âm đỉnh cao mở rộng ở giữa bàn họp cho bán kính thu âm lên đến 6 mét.

Thành phần:

  • Logitech Rally Plus (1 camera, 2 mic pods, 2 speakers, và cáp kết nối Hub)
  • Logitech Tap Touch Controller
  • Google Meet Compute Chromebox hoặc Mini PC

Phù hợp với phòng họp từ 10-20 người

 Logitech Rally Group Plus sử dụng Camera quay quét PTZ chất lượng video Ultra-HD 1080p, khả năng zoom quang 10x. Cũng sử dụng công nghệ RightSense™ , cùng khả năng mở rộng bộ loa và bộ mic pod thứ hai cho phép tổ chức phòng họp lên đến 50 người.

 

Thành phần:

  • Logitech Rally Plus (1 camera, 2 mic pods, 2 speakers, và cáp kết nối Hub)
  • Logitech Tap Touch Controller
  • Google Meet Compute Chromebox hoặc Mini PC

 

 

Được xác nhận tương thích với các giải pháp Meeting của Skype for Business, Teams Zoom Certified Fuze Certified Microsoft Cortana® , Cisco Jabber, BlueJeans, BroadSoft, GoToMeeting, Vidyo,…

Một số bố trí Layout phòng họp Video Meeting tham khảo:

Meetgroup Small room layout

 

Rally medium room layout

 

Sound hub matrix

Để chọn lựa giải pháp và sản phẩm phù hợp nhất, vui lòng liên hệ (contact@ccvi.vn) được tư vấn và hỗ trợ.

10 Bước tối ưu hiệu năng máy tính Windows 10

Mặc dù Windows 10 ngày càng được Microsoft phát triển và vá lỗi để trở nên nhanh và gọn gàng hơn về hiệu năng và hiệu suất hoạt động. Tuy nhiên, đây chỉ là một khía cạnh của nền tảng hệ điều hành có thể giúp bạn ở mặt xử lý bên trong hệ điều hành của Microsoft, phần lớn ảnh hưởng tới hiệu năng máy tính vẫn nằm ở cách sử dụng và tổ chức dữ liệu trên máy tính của bạn.

Sau đây là 10 bước cơ bản để bạn có thể tự mình tối ưu hoạt động máy mà không nhất thiết cần phải có sự hỗ trợ của IT.

1. Tắt các ứng dụng Startup khi khởi động (Disable startup apps)

Sau một thời gian sử dụng và cài đặt các phần mềm và Plug-in trên máy, các ứng dụng này có thể mặc nhiên khởi động cùng windows mặc dù bạn không thường xuyên sử dụng chúng. Sau đây là cách bạn có thể tắt bớt các dịch vụ không cần thiết và chỉ gọi chúng lên sử dụng khi cần mà không ảnh hưởng gì tới hoạt động máy tính của bạn.

Để tắt chúng, bạn cần làm theo các bước sau:

B1. Mở Setting

B2. Mở mục Apps

B3. Click Starup

B4. Click vào Menu Sort để sắp xếp ứng dụng theo độ ảnh hưởng / ưu tiên sử dụng
Sau đó chọn tắt hoặc chọn lại mức độ ưu tiên của ứng dụng sang các chế độ kém ưu tiên hơn (normal /low impact)

Sau khi thực hiện xong bạn khởi động lại máy.

2. Tắt và chạy lại các ứng dụng khi khởi động vào lần cuối sử dụng.

Windows 10 cho phép một số ứng dụng có thể tự động tái khởi động lại phiên sau cùng mà bạn tắt máy  trước cả khi bạn đăng nhập vào máy để sử dụng. Hoạt động này nhằm mục đích giúp cải thiện tốc độ sử dụng ứng dụng của bạn một cách nhanh chóng, nhưng vô tình chúng lại ảnh hưởng tới hiệu suất máy.

Để tắt tính năng này, bạn có thể thực hiện các bước như sau:

B1. Mở Setting

B2. Chọn vào tuỳ chọn đăng nhập: Sign-in Option

B3. Trong phần bảo mật “Privacy” chọn sử dụng thông tin đăng nhập của tôi để hoàn tất thiết lập thiết bị

Sau khi thiết lập, bạn khởi động lại máy tính có thể giúp máy bạn nhanh hơn một chút.

3. Tắt ứng dụng nền (disable background apps)

Cùng với các khả năng tự khởi động, một số ứng dụng có thể tiếp tục các hoạt động dịch vụ nền tự động lắng nghe các hoạt động và yêu cầu của bạn để khởi chạy lại bất kỳ lúc nào ngay cả khi bạn không cần đến chúng.

Để thiết lập việc này, bạn cần thực hiện theo các bước sau:

B1. Vào Setting

B2. Vào quyền riêng tư “Privacy”

B3. Chọn vào Ứng dụng nền “Background Apps”

B4. Chọn sang Tắt các ứng dụng và ngăn không cho hoạt động ở chế độ Background

Bạn có thể tắt toàn bộ các ứng dụng nền hoặc lựa chọn từng ứng dụng riêng lẻ.

Một số các ứng dụng bạn có thể tắt thuộc về các ứng dụng Apps của Microsoft Store được tích hợp không cần thiết cho công việc như: Feedback hub, camera, Alarms & Clock, MS Store, Movies & TV, Xbox Games, Weather, Paint 3D, Maps …

4. Gỡ bỏ các ứng dụng không cần thiết (Uninstall non-essential apps)

Thông thường một số máy tính mới sau khi cài đặt sẽ đi kèm một số các ứng dụng không cần thiết, bao gồm các công cụ bloatware và một số các công cụ hoặc ứng dụng mà bạn gần như không bao giờ sử dụng, và làm bạn lãng phí một ít tài nguyên và dung lượng trên máy tính.

Để dọn dẹp chúng, bạn có thể gỡ bỏ các ứng dụng này khỏi máy tính mà không ảnh hưởng gì tới hoạt động hệ thống của máy.

B1. Mở Settings.

B2. Mở mục Apps.

B3. Mở vào mục Apps & features.

B4. Chọn vào ứng dụng mà bạn muốn gỡ cài đặt  và nhấn nút Uninstall.

 

Sau khi gỡ cài đặt các ứng dụng, sẽ có thể chỉ giảm bớt một phần lưu trữ và bộ nhớ cho các ứng dụng và apps này trên máy tính của bạn, giúp giải phóng một phần bộ ghi ứng dụng và bộ nhớ máy tính.

5. Kiểm tra chỉ cài đặt các ứng dụng chất lượng tốt.

Trong quá trình sử dụng máy cũng không ít người dùng vô tình hoặc trong một số thời điểm khẩn trương cài đặt các phần mềm tạm hoặc trial để xử lý công việc sau đó lại không bao giờ sử dụng tới các ứng dụng này trở thành rác ứng dụng trên máy tính mà bạn không hề hay biết.

Để giữ cho máy tính khoẻ mạnh, bạn cần xác định Checklist các phần mềm hay ứng dụng quan trọng mà bạn thường xuyên dùng tới, kiểm tra lại danh mục ứng dụng của bạn và gỡ bỏ các ứng dụng không cần thiết. Đồng thời, các nguồn ứng dụng được cài đặt có bản quyền hay các ứng dụng cơ bản từ các website đáng tin cậy chính là yếu tố giúp các ứng dụng trên máy tính của bạn được cài đặt đúng để không bị các mã độc hay chương trình độc hại được cài đặt kèm vào máy tính của bạn.

Việc này bạn có thể nhờ thêm sự hỗ trợ của IT để nhận được hướng dẫn thực hiện.

6. Giải phóng dung lượng trống trên máy tính:

Bất kể là bạn đang sử dụng ổ cứng HDD hay SSD thì việc ổ cứng bị lắp đầy sẽ ảnh hưởng tới hiệu suất hoạt động của máy tính. Thông thường, khi dung lượng trên ổ cứng máy tính bạn đang bị lắp đầy 70% là lúc bạn nên chú ý tới việc dọn dẹp và tối ưu, đặc biệt là hiện nay các ứng dụng đồng bộ Cloud Drive khá phổ biến và ảnh hưởng không ít tới dung lượng ổ cứng trên máy tính. Riêng về việc tối ưu dung lượng lưu trữ trên máy tính cá nhân cho các ứng dụng lưu trữ Cloud chúng tôi sẽ có các hướng dẫn tiếp theo để hỗ trợ bạn chọn lựa và sử dụng hợp lý.

Để dọn dẹp Store Sense, bạn cần làm theo hướng dẫn:

B1. Mở cài đặt (Settings).

B2. Nhấp vào Hệ thống (System).

B3. Nhấp vào Bộ nhớ (Storage).

B4. Trong phần Đĩa cục bộ (Local Disk), nhấp vào mục Tệp tạm thời (Temporary files).

B5. Click vào các file tạm cần xoá, sau đó chọn “Remove files” để dọn dẹp các loại file rác.

 

Sau khi dọn dẹp, một phần dung lượng lưu trữ trên ổ cứng được dọn dẹp, giúp hiệu suất máy tính bạn được cải thiện. Nếu bạn đang sử dụng One-drive hoặc các ứng dụng Cloud Drive khác, việc dọn dẹp có thể giúp cải thiện lưu trữ trên máy tính cục bộ của bạn, tuy nhiên sẽ cần nhiều thời gian hơn để bạn tải file từ Cloud về thư mục Drive cục bộ trên máy sau khi dọn dẹp, với trường hợp này bạn có thể thiết lập chính sách lưu trữ cục bộ cho Cloud Drive theo yêu cầu.

7. Sử dụng Defragment tools – chống phân mảnh ổ cứng.

Nếu bạn sử dụng SSD thì việc này gần như không có ý nghĩa gì. Tuy nhiên, nếu bạn đang sử dụng ổ cứng HDD thì việc này đặc biệt có ý nghĩa giúp tăng đáng kể hiệu suất đọc ghi dữ liệu trên máy tính.

Để thực hiện, bạn làm theo hướng dẫn sau:

B1. Mở cài đặt “Settings”.

B2. Chọn “System”.

B3. Chọn “Storage”.

B4. Bên dưới mục “More storage settings” bạn chọn tuỳ chọn “Optimize Drives”.

 

B.5 Chọn Danh sách ổ cứng.

B6. Chọn vào Nút Optimize

8. Bật ReadyBoost

Nếu máy tính của bạn cũ và đang sử dụng ổ cứng quay cơ HDD truyền thống, ứng dụng ReadyBoost có thể giúp tăng hiệu suất máy. ReadyBoost chính là tính năng có từ lâu trên các loại ổ cứng di động, ổ cứng Flash hoặc thẻ SD, cho phép lưu trữ tệp vào các vùng đệm để tăng tốc hiệu suất mà không cần thêm bộ nhớ.

Lưu ý: với bộ nhớ SSD thì bạn không cần phải bật tính năng này.

Bạn làm theo các hướng dẫn sau:

B1. Bạn mở  File Explorer

B2. Chọn “This PC”ở phía bên trái.

B3. Bên dưới “Devices and drives” bạn click phải lên USB flash drive và chọn Properties

B4. Chọn vào Readyboost

B5. Chọn “Dedicate this device to ReadyBoost ”. Bạn có thể tuỳ chỉnh dung lượng đệm cho vùng lưu tạm trên ổ cứng.

B6. Rồi chọn Apply > Ok

9. Kiểm tra máy tính của bạn có Malware

Đôi khi máy tính của bạn đã được trang bị cấu hình tương đối, kiểm tra hết các thành phần vẫn không biết lý do tại sao? Có thể máy tính của bạn đã bị nhiễm Malware, trường hợp này, nếu bạn là người biết sử dụng máy tính sâu hơn một chút có thể kiểm tra sâu ở phần Task manager để nhận diện các thành phần ứng dụng sâu bất thường ngoài các ứng dụng và dịch vụ thường có của Windows hoặc các ứng dụng bạn đang sử dụng.

Tuy nhiên, bạn nên sử dụng sự trợ giúp của ứng dụng có sẵn trên Windows 10 hoặc phần mềm diệt virus được trang bị trên máy tính.

Để sử dụng dịch vụ này trên Windows 10, bạn làm theo các bước:

B1. Mở Start

B2. Tìm trong phần Windows Security và click vào mục Virus & Threat protection

B3. Bên dưới mục “Virus & threat protection updates” bạn chọn vào nút “Check for updates”

B6. Bạn chọn vào Full Scan để quét sâu toàn bộ hệ thống rồi chọn Scan now.

Hoặc bạn có thể chọn các chế độ quét khác như QuickScan sẽ hỗ trợ quét nhanh máy tính

Lưu ý: trong quá trình hệ thống thực hiện quét Antivirus & malware có thể máy tính của bạn sẽ hơi chậm trong suốt quá trình sử dụng.

 

Performing a Windows Defender Offline

Trong trường hợp quá trình quét mà Windows Defender Antivirus không thể khởi động (Bước 6) hoặc không thể cập nhật các dấu hiệu nhận diện Antivirus mới (Bước 3), rất có thể máy tính của bạn đã bị nhiễm mã độc, trong trường hợp này bạn phải sử dụng chế dộ quét ngoại tuyến để loại bỏ chúng:

B7. Mở Start chọn Windows Security chọn Virus & threat protection

B8. Bên dưới mục “Current threats” chọn Scan option

B9. Chọn Windows Defender Offline scan

Rồi chọn Scan Now

Sau khi thực hiện bước này máy tính của bạn sẽ tự động khởi động lại và thực thi ở chế độ quét Offline để loại bỏ các phần mềm mã độc và rủi ro trên máy.

Một vài giải pháp khác tốt hơn cho việc này bạn nên sử dụng các phần mềm Antivirus có bản quyền như Synmentec Endpoint protection,  Malwarebytes, Bitdefender, Trend Micro, hoặc Norton, … để theo dõi và bảo vệ máy tính bạn liên tục.

10. Update mới nhất cho máy tính.

Update các bản vá mới nhất giúp máy tính của bạn fix được các lỗ hỏng hiệu năng hay bảo mật hoặc sửa lỗi các hoạt động không trơn tru trong hệ thống.

Bạn nên cho máy tính chạy các bản vá Windows Update tự động hoặc theo định kỳ để đảm bảo các bản vá lỗi mới nhất luôn kịp thời được cập nhật cho máy tính của bạn sử dụng được an toàn.

Để thực hiện việc này bằng tay, bạn nên làm theo các bước sau:

B1. Mở Settings.

B2. Mở vào Update & Security.

B3. Chọn vào Windows Update Chọn vào nút Check for update.

B4. Bên dưới mục Download and Install now cho phép bạn tuỳ chọn chế độ máy tính tự động download update và cài đặt luôn cho máy tính hoặc download sau đó chờ bạn chọn thực thi Install sau.

Vì sau cùng máy tính sẽ có thể yêu cầu bạn khởi động lại máy sau quá trình cập nhật hoàn tấ.

Vui lòng liên hệ (contact@ccvi.vn) để được chúng tôi tư vấn và hỗ trợ thêm. 

— o —

 

 

Apple công bố Chíp M1 mới, với nhiều đặc điểm công nghệ nổi trội

Trong tuần vừa qua Apple vừa trình làng chiếc Mac đầu tiên được trang bị Chip Silicon Apple M1.

Nó được thiết kế dựa trên thiết kế cơ bản của Chíp A14, được tìm thấy đầu tiên trên chiếc iPhone 12 nhưng được mở rộng hiệu suất trên máy tính xách tay với nhiều lõi và bộ nhớ hơn, cũng như có khả năng chịu được giới hạn nhiệt độ tốt hơn.

Dòng chíp M1 mới này sẽ được Apple trang bị cho các dòng máy mới của Apple bao gồm Macbook Airs, Macbook Pro Pros và Mac Minis, điều này có nghĩa các dòng máy Mac sẽ không còn tiếp tục sử dụng chíp của Intel. Đây cũng là thời điểm đánh dấu chấm hết cho sự hợp tác 15 năm giữa Intel và Apple và báo hiệu sự thay đổi lớn trong ngành công nghiệp bán dẫn.

Hàng loạt các cải tiến trong chip M1 mới của Apple

  • Bộ xử lý tín hiệu hình ảnh ISP của Apple cho hiệu năng video chất lượng cao, với khả năng giảm nhiễu, dãi động lớn hơn, và cải thiện khả năng cân bằng sáng tự động.
  • Kỹ thuật Secure Enclave cho khả năng bảo mật tốt nhất.
  • Bộ điều khiển lưu trữ hiệu suất cao với phần cứng hỗ trợ mã hoá AES giúp hiệu suất SSD nhanh mà an toàn hơn.
  • Công cụ mã hoá và giải mã công suất thấp, hiệu quả cao, giúp cải thiện hiệu suất và kéo dài tuổi thọ pin.
  • Bộ điều khiển Thunderbolt được Apple thiết kế hỗ trợ chuẩn USB 4.0 cho tốc độ truyền dữ liệu lên đến 40 Gbps và tương thích với nhiều thiết bị ngoại vi hơn.

Chip M1 với CPU và GPU 8 core

Trong khi dòng A14 có một CPU 6 core – với 4 core hiệu năng và 2 core hiệu suất cao –  thì M1 mở rộng điều đó bằng cách thêm 2 Core hiệu suất cao nâng lên tổng cộng 8 Core. Với khả năng của Chip A14 thì giới hạn về nhiệt độ và diện tích khối nhỏ là một vấn đề lớn đối với tản nhiệt so với các dòng máy tính thì chúng có nhiều không gian hơn để thở.

Đồng thời, Apple cũng mở rộng GPU từ 4 core trên chíp A14 lên 8 core trong chip M1. Apple luôn không đạt được điểm tốt về benchmarks máy nhưng có thể đưa ra tuyên bố rằng dòng chip mới này có thẻe nhanh hơn gấp 2 lần so với chíp máy tính xách tay mới nhất. Apple cho biết Macbook Air với chip M1 nhanh hơn 98% so với các máy tính xách tay PCs, ngoài ra còn mỏng và nhẹ hơn tát cả các dòng máy tính xách tay cùng loại.

Công nghệ 7nm và SOC (System-on-chip)

Trước đây, các dòng máy Mac từng sử dụng một số chip riêng biệt để điều khiển GPU, I/O, RAM, giao tiếp thunderbolt đi theo chip T2 để hỗ trợ bảo mật cũng như các chức năng khác… Với chíp M1, tất cả các dòng chíp này đã được tích hợp vào một hệ thống chip duy nhất (SoC).

Đây cũng là con dao hai lưỡi, vì với thiết kế mới này bạn không thể nâng cấp mở rộng thêm bộ nhớ và hiện tại chíp M1 chỉ có 2 tuỳ chọn duy nhất là 8GB và 16 GB. Hy vọng trong tương lai Apple sẽ cho phép khe cắm DIMM tiêu chuẩn để có thể linh động mở rộng bộ nhớ.

Trên Chip M1 mới, bạn cũng có thể nhận được kiến trúc Neural Engine, với 16 lõi như trên chip A14. Do đó các máy sử dụng dòng chip M1 sẽ được tăng tốc các ứng dụng máy học (ML) với 11 teraflop, điều này lợi thế vượt bậc cho các nhà phát triển ứng dụng ML.

Hiệu năng tốt hơn gấp 3 lần, và hiệu suất đồ hoạ gấp 5 lần

Apple không quảng cáo hay so sáng sản phẩm của mình với các thang đo hay hệ tiêu chuẩn Benchmarks, nhưng Apple tuyên bố, chíp M1 mang lại hiệu suất CPU cao gấp đôi chỉ trong lớp vỏ công suất 10 – Watts của Macbook Air, đây là một trong những hiệu suất không thể tưởng tượng được trên các dòng máy hiện nay.

Apple cũng tuyên bố, MacBook Air với chíp M1 có thể mang lại hiệu suất gấp 3.5 lần và hiệu suất đồ hoạ gấp 5 lần so với dòng Macbook Air trước đây.

Các thông số kỹ thuật GPU của M1 cũng rất ấn tượng, với khả năng xử lý 2,6 teraflop và 41 gig megapixel / giây, điều này cho thấy nó có thể dễ dàng vượt qua Iris Plus G7 của Intel hay so với chíp Vega của AMP trong APU di động Renior mới nhất.

Do đó, Apple không chỉ cảnh tranh với máy tính xách tay mỏng nhẹ Intel mà còn kể cả các dòng máy tính xách tay Windows sử dụng card đồ hoạ rời của AMD.

Tất cả các thông tin này cũng còn cần thời gian để trải nghiệm và xác minh, tuy nhiên nếu đây là kết quả thực sự là ấn tượng.

Hiệu quả về năng lượng với chip M1

Cùng với sự gia tăng về hiệu năng của cả CPU và GPU, chúng ta nghĩ tới việc yêu cầu năng lượng tiêu tốn phải nhiều hơn, tuy nhiên Apple tuyên bố M1 chỉ tiêu tốn hiệu năng bằng ¼ các dòng máy tính xách tay mới nhất. điều này so sánh với Macbook Pro 13 inch mới nhất trên thị trường.

Khi nói về đồ hoạ, Apple khẳng định có thể mang lại mức hiệu suất cao nhất, chỉ với 1/3 năng lượng. Và trong điều kiện hiệu suất đồng lúc của CPU & GPU, Apple cho biết chíp M1 có thể mang lại hiệu quả gấp đôi so với các dòng máy tính xách tay hiện thời chỉ với bộ nguồn cấp chỉ 10-Watts, điều này thật sự là một việc đáng kinh ngạc.

Apple có vẻ rất tự tin về các hiệu quả năng lượng mới, nên đã loại bỏ hoàn toàn quạt tản nhiệt khỏi Macbook Air mới.

Mối lo ngại của Intel và Qualcomm

Trong khi Intel đang lpoai hoay với công nghệ sản xuất tiên tiến của mình ở mức 10 nm thì Apple đã đạt được tiến bộ vượt bậc hơn với tiến trình 7nm và hiện nay là 5nm trên chip M1 và A14 Bionic được sản xuất bởi nhà máy của TSMC.

Chip M1 hiện là thành viên gia đình của chip Arm đang được sử dụng bởi các nhà phát triển điện thoại thông minh trên nền tảng Android được Intel và Qualcomm kỳ vọng thúc đẩy sản xuất và ứng dụng rộng rãi trên máy tính PCs chạy Windows. Tuy nhiên, cho tới thời điểm hiện tại Arm đang cho thấy hiệu suất chưa cao và cũng chưa được áp dụng rộng rãi trên các dòng máy tính xách tay mới nhất.

Việc Apple cho ra dòng Arm M1 cũng rất khác biệt so với chip Qualcomm chạy PC Windows. Và cũng không có nhà sản xuất nào có thể phá giá Intel theo cách của Apple, vì vậy các nhà sản xuất phần mềm không có lo lắng về việc điều chỉnh sản phẩm của họ theo kiến trúc phù hợp với kiến trúc chíp mới của Apple.

— o —