CHĂM SÓC KHÁCH HÀNG, BÁN HÀNG TẠI NHÀ VỚI CÁC GIẢI PHÁP TAI NGHE CHỐNG ỒN

Trong một số điều kiện bắt buộc đa phần nhân viên văn phòng phải làm việc tại nhà, và không loại trừ cả nhân viên bán hàng qua điện thoai, chăm sóc hay hỗ trợ khách hàng từ xa… Hàng loạt các giải pháp hỗ trợ cho các nhân viên bán hàng Telesales, chăm sóc tiếp nhận cuộc gọi hỗ trợ khách hàng bằng các giải pháp như thiết lập kết nối VPN làm việc từ xa về hệ thống ở công ty, các thiết lập điện thoại Voice IP mang về nhà, phần mềm VoiceIP trên điện thoại, hay trên máy tính PCs,… có thể giải quyết một phần cho các tư vấn viên có được khoảng 50-60% môi trường và điều kiện làm việc tại nhà.

Tuy nhiên, một số yếu tố khi làm việc tại nhà gây ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả và chất lượng chăm sóc khách hàng cho các tư vấn viên bán hàng qua điện thoại Telesales bao gồm:

  • Tiếng ồn xung quanh tại nhà, hàng xóm, công trình chung quanh … được thu vào mic/phone làm cuộc gọi của bạn thiếu chuyên nghiệp, giảm chất lượng âm thanh, và khách hàng không tập trung vào cuộc hội thoại của bạn?
  • Không chỉ có khách hàng, mà chính bản thân bạn cũng bị phân tâm vì các tiếng ồn hay các tác động xung quanh làm bạn mất tập trung lắng nghe và điều hướng tốt cho cuộc hội thoại và giữ được nhịp điệu tốt cho những giây kết nối quý giá với khách hàng?
  • Các yếu tố nhiễu kỹ thuật xảy ra ngay trên thiết bị và phụ kiện bạn đang sử dụng như tiếng vọng, lặp xung nhiễu (echo), hay tín hiệu kết nối kém ở các jack cắm … tạo ra các âm thanh rè rè, lộp bộp… bạn có thể mất kết nối đến khách hàng ngay trong 5 giây đầu tiên vì các âm thanh làm cho cả 2 bên đều khó chịu?
  • Chất lượng đường truyền, kết nối từ xa không ổn định làm các cuộc gọi của bạn bị ngắt quãng, âm kéo dài, hoặc không trong suốt ?

Các yếu tố về âm thanh giúp bạn cải thiện thêm + 30-40% hiệu quả khi làm việc tại nhà.

I. Giải pháp nào cho Telesales làm việc tại nhà?

Một giải pháp tai nghe headphone với các tính năng chống âm thanh tạp nhiễu với tai nghe chụp gọn nhẹ là một giải pháp tai nghe chống ồn có thể giúp bạn biến bất kỳ không gian khó chịu nào trở thành một không gian yên tĩnh hơn cả môi trường làm việc ở contact center bạn đang làm việc tại văn phòng.

II. Lựa chọn các loại giải pháp tai nghe phù hợp

Trên thị trường hiện nay có nhiều nhãn hiệu, mẫu mã cho bạn lựa chọn phù hợp. Tuy nhiên, chúng cũng làm cho ngay cả chuyên viên kỹ thuật cũng khá là phân vân trong việc lựa chọn các dòng sản phẩm hoặc mẫu mã phù hợp.

Sau đây là một số các tiêu chí của tai nghe chống ồn cần được xem xét để hỗ trợ cho bạn.

II.1       Khả năng chống ồn và xử lý tạp âm

Tiêu chí đầu tiên tất nhiên là khả năng lọc và khử nhiễu tạp âm không mong muốn từ môi trường xung quanh. Đa phần tai nghe chống ồn trên thị trường đều quảng cáo có khả năng này. Tuy nhiên với các loại tai nghe thông thường không có tích hợp các loại chip âm thanh cao cấp thì chỉ có thể khử nhiễu tiếng vọng đơn giản.

a . Các tính năng xử lý tạp âm và tiếng ồn thông minh hơn chỉ khi thiết bị thu/phát âm thanh được điều khiển bởi 1 bộ điều khiển MCU có chip vi xử lý chạy các chương trình thuật toán xử lý thông minh.
Và bạn có biết rằng, một số chủng loại tai nghe / headphone được tích hợp chip rất tinh vi để hỗ trợ cho việc này?

b . Còn đối với các thiết bị âm thanh cá nhân thì dựa nhiều vào thiết kế và chất lượng của các nguyên vật liệu được sử dụng trên thiết bị.

c. Khả năng khử nghiễu tạp âm đầu vào trên các thiết bị này đa phần được ứng dụng các kỹ thuật thu âm đa chiều, khuyếch đại khử nhiễu tại nguồn mic vào giống như các thiết kế trên thiết bị bộ đàm của quân đội hay các phòng thu âm.

Một thiết kế tai nghe với phần đệm bịt kín hoặc headphone chụp trọn phần tai của bạn cũng tạo ra một không gian cộng hưởng âm thanh biệt lập tránh các âm thanh nhiễu từ bên ngoài.

Đặc biệt, phần loa phát (speaker) một số sản phẩm sẽ lưu ý tạo ra thiết kế chống rung cộng hưởng với phần vỏ bằng lớp chống rung giống như một hệ thống treo.

II.2       Chất lượng âm thanh và micro

Tiêu chí thứ 2, đó là độ nhạy của Micro quyết định khả năng tạo âm thanh sống động và trung thực của âm thanh thu vào tạo cảm giác như bạn đang trò chuyện trực tiếp với người đối diện trong 1 phòng họp riêng.

II.3       Về thiết kế và sử dụng vật liệu

Đeo một bộ tai nghe gây đau hoặc cảm giác vướng víu hoặc headphone chộp đầu gây hầm, nặng nề, gây mỏi tai …. Sẽ làm bạn khó chịu và không thể tập trung tốt cho công việc hay cuộc nói chuyện.

Các tai nghe được thiết kế và sử dụng chất liệu tốt ngoài việc sẽ bền bỉ và ổn định mà còn giúp bạn cảm giác thoải mái nhất, loại bỏ các cảm giác tê mỏi, hầm nóng, thiếu thoáng khí, và có thể co giãn tốt nhất để phù hợp với kích thước khuôn đầu, khuôn tai của bạn.

III. Hỗ trợ nào dành cho bạn?

Các tai nghe hiện nay có nhiều loại và thương hiệu để bạn lựa chọn, tuy nhiên khá khó khăn cho những người không chuyên có thể chọn và quyết định nên mua loại nào cho phù hợp nhất với điều kiện làm việc và kết nối tương thích với các thiết bị cá nhân. Sau đây là một số các phân loại giúp bạn có sự lựa chọn phù hợp.

Thông thường tai nghe/ headphone vẫn có 02 dòng sản phẩm chính:

  • Earphone (tai nghe): là dạng tai nghe đeo hoặc nhét lỗ tai
  • Headphone: là dạng tai nghe ốp tai hoặc chộp đầu.

Ngoài ra còn kèm theo các chức năng được tích hợp như: tai nghe hoặc headphone có tích hợp Mic (2in1), và phân biệt bằng các loại cổng giao tiếp với các chắc năng mở rộng khác như: Bluetooth, usb, usb typeC, cổng lightning cho các thiết bị Mac/Apple, jack 3.5 1 line và 2 line, …

III.1    Tai nghe Bluetooth và pin tích hợp.

Bạn là một người thích nghe nhạc, thư giãn, trong khi vẫn làm việc đi lại?
Bạn hay làm việc, live stream, tư vấn bán hàng, hay hướng dẫn sử dụng cần phải đi lại hay thao tác?

Giải pháp tai nghe hay Headphone hoạt động bằng Bluetooth là một giải pháp thích hợp cho bạn giúp bạn thoải mái thao thác tay chân hay di chuyển trong khi vẫn tập trung được vào âm thanh, giọng nói tương tác với khách hàng hay đối tác.
Các tai nghe Bluetooth sẽ luôn kèm theo pin có thời gian đàm thoại lên tới 6-8 giờ đảm bảo cho bạn duy trì các buổi chia sẻ, đào tạo, bán hàng, livestream, … trong một khoảng thời gian dài.

Đặc biệt, đây cũng là giải pháp hữu hiệu giúp bạn sử dụng 1 loại tai nghe/headphone cho nhiều thiết bị đồng thời như laptop, điện thoại, ipad …

Hoặc bạn không cần phải suy nghĩ hay lo lắn lựa chọn loại tai nghe/headphone sao cho tương thích với đa phần các thiết bị mình đang sử dụng.
Điện thoại thông thường sử dụng jack phone 3.5/2.5, các thiết bị ultrabook hay dòng phone cao cấp sử dụng giao tiếp USB-TypeC, hay iPhone, Mac sử dụng cổng Lightning …

III.2    Tai nghe đầu cắm USB/ USB TypeC

Nếu bạn đang sử dụng máy tính để bàn hay laptop, tai nghe có đầu cắm USB có thể gần như tương thích với hầu hết các loại thiết bị này. Các dòng tai nghe có jack cắm USB cũng thường là lựa chọn với đầy đủ các chức năng 2in1 (mic & phone) trong 1 thiết bị, với chất lượng và các chức năng điều chỉnh xử lý âm thanh tốt hơn do có thể được tích hợp nguồn nuôi cho các chip xử lý tích hợp trên tai phone.

Tai nghe chụp 2 tai

Tai nghe chụp một bên tai

Đây là các dòng tai nghe tương thích với các dòng phát âm thanh số (Digital) và do tính chất hữu tuyến trực tiếp được kết kết nối trực tiếp vào thiết bị nên có thể được tận dụng để kết hợp với các phần mềm xử lý âm thanh video maker, hay tương thích tốt với các phần mềm video conference, livestream ngay trên máy tính.

III.3    Tai nghe có dây, Jack 3.5 tích hợp phone và mic trên 1 jack cắm

Tai nghe truyền thống đơn giản nhất và thường với chi phí tiết kiệm nhất vẫn là các loại tai nghe sử dụng tín hiệu Analog truyền thống với Jack cắm loại 1 jack 3.5 tích hợp gồm phone và mic, hoặc loại 2 jack cắm phone và mic tách rời với các dòng máy tính hoặc thiết bị truyền thống trước đây.

Hiện nay để đa dạng tương thích trên nhiều thiết bị bạn nên chọn loại tai nghe hoặc headphone với 1 jack cắm tích hợp. Có thể mua thêm phụ kiện cáp gộp tai nghe và mic jack 3.5 chuyển đổi  cho các dòng thiết bị không sử dụng jack tích hợp.

III.4    Tai nghe có dây, sử dụng jack cắm chuyên dụng cho thiết bị IP Phone

Một loại tai nghe hay headphone chuyên dụng đặc thù khác chính là loại sử dụng jack cắm RJ11 thường sử dụng để mở rộng tai nghe cho các điện thoại để bàn, các thiết bị IP Phone hay được sử dụng trong các bộ phận TeleSales hay chăm sóc khách hàng…

Nếu bạn còn băn khoăn cho quyết định lựa chọn đầu tư cho mình loại/ thương hiệu tai nghe chống ồn chính hãng phù hợp? Hãy liên hệ (contact@ccvi.vn ) chúng tôi hoặc điện thoại (0902355580) để được chuyên gia của chúng tôi hỗ trợ tư vấn lựa chọn sản phẩm phù hợp.

Hỗ trợ miễn phí:
Ngoài ra, chúng tôi còn có thể hỗ trợ bạn miễn phí thiết kế xây dựng giải pháp làm việc từ xa cho Telesales, chăm sóc khách hàng, bán hàng qua điện thoại thông qua các giải pháp:

  • Mở rộng mạng văn phòng bằng kết nối VPN Client số lượng lớn, đảm bảo hiệu năng ổn định.
  • Giải pháp tổng đài điện thoại Online, Cloud Voice.
  • Giải pháp quản lý theo dõi chia sẻ thông tin nhóm (Group)

— o —

 

Giải pháp Cloud Backup Services cho doanh nghiệp vừa và nhỏ

Đứng trước các rủi ro về an ninh mạng và an toàn dữ liệu, doanh nghiệp phải quan tâm nhiều cho các giải pháp bảo vệ an toàn và sao lưu dữ liệu. Đây là vấn đề khó khăn và tốn nhiều chi phí với các doanh nghiệp vừa và nhỏ (SMB) khi các yêu cầu bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn / sẵn sàng / toàn vẹn dữ liệu.

03 thành phần mà doanh nghiệp vừa và nhỏ thường quan tâm để bảo vệ hạ tầng IT & dữ liệu: 

  1. Bảo mật hệ thống mạng LAN: hệ thống tường lửa (Firewall gateway) với các tính năng lọc sâu gói tin phù hợp với quy mô vừa và nhỏ.
  2. Bảo vệ máy tính cá nhân với các phần mềm Antivirus, Internet Security endpoint
  3. Sao lưu dữ liệu: các phương án sao lưu dữ liệu online data, offline data, hoặc sang ổ cứng cầm tay (Hdd box)

Minh hoạ về các thành phần chính trong hệ thống hạ tầng IT doanh nghiệp vừa và nhỏ. 

No Giải pháp Thành phần Số lượng Ghi chú
1 Giải pháp sao lưu dữ liệu Máy chủ Sao lưu dữ liệu & Hệ thống Tower Server 1
Phần mềm sao lưu CSDL (SQL Server) SQL Backup Software 1
Phần mềm quản lý Backup dữ liệu File & System States: Veritas Backup Exec gồm (Backup Windows & file) 1
2 Hệ thống tường lửa (UTM Firewall) Hardware Appliance  Firewall with Intrusion Prevention, IPSec/SSL VPN & Remote Access, VoIP Security, Advanced Routing, Advanced Networking, User Portal, Remote Authentication, Remote Logging 1
3 Giải pháp Bảo mật Endpoint & Server License Internet Security Office Scan
License Internet Security Security for Server

Các giải pháp sao lưu trong LAN (Local backup)

Đối với rủi ro gặp phải Virus mã hoá dữ liệu ngày càng phổ biến và liên tục sinh ra những biến thể như hiện nay, hoạt động sao lưu dữ liệu và hệ thống là rất cần thiết và cũng là phương án khôi phục hệ thống sau cùng khi phát hiện hệ thống bị lây nhiễm. Ngoài việc phải sao lưu dữ liệu để phòng tránh các rủi ro thì việc backup dữ liệu cũng hỗ trợ cho IT vận hành trong doanh nghiệp có công cụ hỗ trợ cho người dùng có thể khôi phục các phần dữ liệu do sai sót trong quá trình thao tác hoặc quản lý.

Đối với các hoạt động sao lưu (Backup) dữ liệu trong doanh nghiệp cần nhận diện trên các khía cạnh:

  • Đối tượng backup (What): nhận định các thành phần trong hệ thống cần backup gồm những thành phần dữ liệu hay hệ thống nào? Thông thường thì trong hệ thống backup cần quan tâm tới các thành phần chính cần backup:
    • Dữ liệu Files Server & Cơ sở dữ liệu, Dữ liệu Email DB, …
    • Trạng thái cấu hình hệ thống (OS, System States, Server platform, VM … ), hoặc source code system (Software)
    • System Configuration: Các bản lưu cấu hình trong hệ thống như hệ thống tường lửa, router, switch, wifi controller, application/services configuration files …
  • Backup vào những thời điểm nào (When): khoảng thời gian mất dữ liệu cho phép (RTO/RPO):
    • RPO (recovery point object): việc xác định rõ tham số RPO quyết định số bản lưu giữ cần thiết đối với các phiên bản dữ liệu cần được lưu giữ trước khi hệ thống ghi đè phiên bản tiếp the. Có bao nhiêu thời điểm sao lưu để có thể phục hồi lại trạng thái hệ thống trước đó được. Ví dụ: dữ liệu được thực hiện Backup và lưu giữ lại theo định kỳ:
      • Hàng ngày: 7 bản sao lưu cho 7 ngày trong tuần
      • Hàng tuần: 04 bản sao lưu cho 04 tuần trong tháng
      • Hàng tháng: 12 bản sao luuw cho 12 tháng trong năm.
      • Hàng năm: lưu giữ lại dữ liệu mỗi cuối năm, từ 3-5 năm.
    • RTO (recovery time object): xác định mức độ cho phép mất dữ liệu và thời gian có thể phục hồi được dữ liệu trong doanh nghiệp là thời điểm ngắn nhất mà doanh nghiệp yêu cầu đưa ra cần phải khôi phục được dữ liệu, hay còn gọi là độ mịn của backup dữ liệu. Ví dụ: một số bộ phận yêu cầu phải lưu giữ dữ liệu hằng ngày như kế toán, kinh doanh, … yêu cầu hệ thống phải có các sao lưu định kỳ vào cuối mỗi ngày để có thể khôi phục được vào hôm sau nếu có vấn đề xảy ra.
  • Quản lý lưu trữ backup ở đâu (Where): việc lưu trữ dữ liệu backup ở đâu cũng rất quan trọng, mức độ an toàn của phần dữ liệu backup cũng cần được quan tâm. Tuỳ theo mức độ cần đảm bảo an toàn của doanh nghiệp trước các rủi ro mà có nhiều phương án bảo vệ dữ liệu khác nhau như: sao lưu dữ liệu ra Server khác nằm ở Local LAN Server (Online Backup), sao lưu dữ liệu (Offline Backup) lưu vào băng từ gửi lưu giữ bảo quản 40-50 năm thường áp dụng với các đơn vị tài chính hay bảo hiểm, sao lưu dữ liệu bằng Cloud Services (Cloud Backup).

Mức độ đầu tiên cần thực hiện và chi phí rẻ nhất là sử dụng phương án Local LAN Backup, tức backup dữ liệu hệ thống đang sử dụng qua một hệ thống khác tương đương và lưu giữ, với phân vùng mạng độc lập và không thể tiếp cận bởi các truy cập internet (Deny Internet Backup LAN) và tiếp cận truy cập bởi người dùng (Deny User Acces LAN), việc này cần sự hỗ trợ của thiết kế mạng phân LAN & chính sách Firewall system.

  • Phương án Sao lưu & Phục hồi lại hệ thống bằng cách nào (How): sau khi các thành phần dữ liệu và hệ thống được backup thì phải xét tới việc, sử dụng dữ liệu đã được backup để khôi phục lại bằng cách nào?
  • Việc lựu chọn loại dữ liệu hệ thống cần Backup quyết định phần lớn phương án Backup & Restore hệ thống lại bằng cách nào. Với các hệ thống Windows thông thường sẽ sử dụng phần mềm quản lý backup để thực hiện các thao tác backup tự động cũng như hỗ trợ restore khi có xảy ra sự cố.

Bảng quản lý backup dữ liệu minh hoạ:

No Bộ phận Loại dữ liệu Đối tượng cần Backup Dung lượng dữ liệu Chu kỳ backup Số phiên bản Backup cần lưu Nơi lưu giữ Backup solutions
1 TOÀN CÔNG TY EMAIL Server Email DB Hàng ngày 5 Local Online / Local Offline /Cloud Veritas Backup Exec/ Veeam backup
File Server Files Hàng ngày 5 Local Online / Local Offline /Cloud Veritas Backup Exec/ Veeam backup
ERP DB SQL DB Hàng ngày 5 Local Online / Local Offline /Cloud Veritas Backup Exec/ Veeam backup/ SQL Backup
 2 IT System & Services Mail System OS Windows Hàng tuần 4 Local Online / Local Offline Windows Backup
AD System OS Windows

System State

 Hàng ngày 5 Local Online / Local Offline Windows Backup
File Server System Windows Server Hàng tuần 4 Local Online / Local Offline Windows Backup
Hypervisor System
(Hyper-V/ VMWare)		 VMs Hàng tuần 4 Local Online / Local Offline Veeam Backup
3 Kế toán Phần mềm Kế toán SQL DB Hàng ngày 5 Local / Online/Cloud Veritas Backup Exec/ SQL Backup
Software source code Hàng tuần 4 Local / Online/Cloud Veritas Backup Exec
4 Sales Phần mềm CRM SQL DB Hàng ngày 5 Local / Online/Cloud Veritas Backup Exec/ SQL Backup
Software source code Hàng tuần 4 Local / Online/Cloud Veritas Backup Exec
5 Nhân sự Phần mềm Nhân sự SQL DB Hàng ngày 5 Local / Online/Cloud Veritas Backup Exec/ SQL Backup
Software source code Hàng tuần 4 Local / Online/Cloud Veritas Backup Exec

Áp dụng nền tảng Cloud backup services (Backup Offline data)

Ngoài các giải pháp Local backup hầu như chỉ giải quyết được vấn đề sao lưu và bảo vệ dữ liệu phục vụ phục hồi hệ thống trong phạm vi mạng nội bộ, vẫn chưa phải là các giải pháp backup toàn diện đảm bảo an toàn khi có các sự cố hoặc vấn đề bất khả kháng xảy ra. Trong khi, chúng ta lựa chọn giải pháp Cloud backup công cộng như Dropbox, Google Drive, OneDrive …. thiên về giải pháp sao lưu dữ liệu files & cá nhân gặp phải nhiều hạn chế về phạm vi hỗ trợ, khả năng tương thích tích hợp với các nền tảng hạ tầng, hiệu năng và tốc độ backup, chi phí duy trì hằng năm, và đặc biệt giải pháp này vẫn là các phương án backup có thể tiếp cận bằng tài khoản người dùng và không có lưu giữ nhiều phiên bản (reversion) nên vẫn còn tồn tại nhiều rủi ro và bất tiện.

Giải pháp Cloud backup system được cung cấp và hỗ trợ doanh nghiệp sao lưu dữ liệu lên các trung tâm dữ liệu trong nước là một trong các lựa chọn tối ưu nhất về chi phí lẫn hiệu năng. Giải pháp sao lưu Online này không những cho phép doanh nghiệp sao lưu các thành phần dữ liệu Offline khỏi hệ thống mạng cục bộ (local lan) giúp phòng tránh các rủi ro bất khả kháng, mà còn có thể thiết lập các phiên bản lưu trữ (Data Archive) giúp lưu giữ các trạng thái dữ liệu ở các thời điểm theo chu kỳ (năm | tháng | tuần), và hoạt động này chỉ thực hiện lưu trữ cất giữ 1 chiều – chỉ yêu cầu khôi phục khi cần thiết nên tiết giảm được tối giản chi phí lưu giữ dữ liệu, cũng như cần phải có các thủ tục xác nhận ở mức chủ doanh nghiệp (legal) mới có thể khôi phục dữ liệu ra khỏi hệ thống lưu trữ.

Giải pháp backup tuyệt đối bảo mật với các công nghệ mã hoá dòng dữ liệu lưu trữ từ local lên hệ thống Cloud, đặt mật khẩu truy cập (password) kho tài nguyên đảm bảo bảo mật dữ liệu đa yếu tố giúp tối đa hoá an toàn dữ liệu doanh nghiệp. Ngoài ra, hạ tầng trung tâm dữ liệu luôn được trang bị và cập nhật các công nghệ bảo mật hạ tầng liên tục.

Nền tảng Ảo hoá & Cloud services:

Trong trường hợp doanh nghiệp đang sử dụng và vận hành trên nền tảng Cloud Services thì có thể trang bị thêm gói Backup Services một cách dễ dàng bằng cách mua thêm dịch vụ Cloud Backup tương ứng.

Trường hợp đa phần các doanh nghiệp chưa chuyển dịch sang Cloud Services và cũng đang sử dụng các nền tảng Ảo hoá thì có thể áp dụng các phương án Backup Cloud với các đối tác dịch vụ Cloud trong nước, đảm bảo tốc độ truyền tải dữ liệu Local Viet Nam được ổn định và tốt nhất.

Các đối tượng Backup Cloud hỗ trợ

Các đặc điểm chung của Data Archive

 

Vui lòng liên hệ (contact@ccvi.vn) để được tư vấn và hỗ trợ giải pháp tốt nhất.

—-o—-