Hệ thống giải pháp ứng dụng của Microsoft trước đây được xây dựng ở mạng cục bộ của doanh nghiệp vẫn thường được biết với các thành phần dịch vụ và ứng dụng cơ bản gồm các thành phần File Server, Email Exchange Server, Sharepoint portal … dựa trên nền tảng kiến trúc quản lý xác thực định danh với dịch vụ Acitive Directory đi kèm thiết lập hàng loạt các dịch vụ mạng local như DNS Server Local, DHCP Local, Domain Controller …

Khi Microsoft tiến hành chuyển nền tảng xây dựng hệ thống dịch vụ ứng dụng ở cục bộ (On-Premise) lên nền tảng Office 365, việc triển khai và xây dựng các ứng dụng và dịch vụ sử dụng cho người dùng trở nên bảo mật, an toàn và thuận tiện nhanh chóng hơn rất nhiều so với xây dựng trên nền tảng hạ tầng máy chủ cục bộ như trước đây.

Tuy nhiên, Microsoft đã di chuyển toàn bộ môi trường kiến trúc On-Premise của mình lên môi trường đám mây như thế nào? Liệu môi trường kiến trúc của Microsoft sau khi di trú lên Cloud có gì thay đổi nhiều so với môi trường local trước đây? Có thể hiểu và hình dung như thế nào cho đúng?

I. Các thành phần hệ thống ứng dụng trong môi trường Local

Như chúng ta vẫn thường hình dung các thành phần chính trong các giải pháp  hạ tầng dịch vụ ứng dụng của Microsoft triển khai ở môi trường máy chủ nội bộ doanh nghiệp trước đây thường vẫn bao gồm các thành phần cơ bản: Máy chủ Active Directory (Primray & Additional), File Server, Exchange Mail Server, Sharepoint Server … đi kèm một loạt các hệ thống dịch vụ nội bộ như: DNS local, DHCP Local,….

I.1 Dịch vụ File Server local

Dịch vụ cơ bản và đầu tiên vẫn hay được triển khai nhất đó là File Server với mô hình tổ chức phân quyền người dùng (User) – nhóm các phòng ban (Group | OU) dựa theo mô hình kiến trúc cây Active Directory quản lý các chính sách Group Policy và các Permission truy cập các ổ đĩa hay tài nguyên mạng cục bộ…

Mỗi doanh nghiệp sẽ được chuyển tải từ mô hình tổ chức kiến trúc sang mô hình tổ chức trên nền tảng phân nhóm và phân quyền của Active Directory làm nền tảng cho hệ thống chính sách. Mỗi một phòng ban sẽ tương ứng được tổ chức tương ứng với các đơn vị Group hoặc OU trong hệ thống, và từ đó sẽ thiết lập các ánh xạ ổ đĩa mạng (Map) xuống các máy tính cá nhân của người dùng sử dụng cho việc lưu trữ tập trung tài liệu về một chỗ để cộng tác với các thành viên trong nhóm hoặc trong phòng.

I.2  Email Exchange Server local

Tương tự như vậy, các thành phần và tổ chức kiến trúc hệ thống Mail Microsoft Exchange Server cũng được tổ chức và xây dựng tương đối phức tạp bao gồm nhiều thành phần và thiết lập các phân luồng Mail Flow controll, các Group mail, Share mailbox, và các permision delivery , các chính sách Quota Mailbox, Policy, Retention, … tương ứng với kiến trúc tổ chức phòng ban và các quy định về sử dụng tài nguyên của doanh nghiệp.

Các tiện ích đi kèm khi triển khai giải pháp MS Exchange Server nội bộ doanh nghiệp cũng sẽ mang theo và đồng bộ các dữ liệu cộng tác trong doanh nghiệp một cách dễ dàng như:

• Tạo Contact và đồng bộ chia sẻ thông tin contact nhất quán trên toàn doanh nghiệp
• Tạo và sử dụng chia sẻ Calenda, tạo đặt cuộc hẹn, Schedule Meeting, Appointment, reminder…
• Đồng bộ dữ liệu và cấu trúc thông tin xuyên suốt đa nền tảng máy tính & mobility ,… cho người dùng làm việc bên ngoài môi trường văn phòng …

I.3 Sharepoint Portal local

Sau khi tạo dựng các môi trường cộng tác và chia sẻ tài nguyên File Server & Email Messaging thì doanh nghiệp có thể nâng cấp lên ứng dụng quản lý nội dung thông tin tài liệu (Documents) và thiết lập quy trình hồ sơ (Workflow process) với giải pháp phát triển dịch vụ Microsoft Sharepoint portal.

Môi trường Sharepoint portal cũng thường được tổ chức và xây dựng mapping cơ bản tương ứng với môi trường kiến trúc phân nhóm, phòng ban và tổ chức lưu trữ ánh xạ tương với cấu trúc File Server.

Kết hợp với kiến trúc lưu trữ cục bộ của File Server dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp sẽ dần được số hoá, đưa về quản lý chỉ mục thông tin (index) chứ không chỉ lưu trữ và tìm kiếm đơn giản theo cấu trúc phân cấp thư mục của tổ chức File Server.

Đồng thời, Sharepoint portal cũng cho phép phát triển dựa trên nền tảng dịch vụ Web IIS, tổ chức cơ sở dữ liệu MS SQL, và nền tảng phát triển ASP .NET cho phép doanh nghiệp xây dựng một Portal web Sharepoint riêng để chuẩn hoá quy trình xử lý hồ sơ và phân cấp phân quyền xét duyệt trong doanh nghiệp….

 

Một phần quy trình hoạt động của doanh nghiệp sẽ được số hoá kể từ đây.

II. Mô hình và các thành phần chuyển đổi lên nền tảng Cloud với MS Office 365

Khi Microsoft chuyển đổi nền tảng hệ thống ứng dụng doanh nghiệp nội bộ lên môi trường MS Office 365 thì gần như các thành phần kiến trúc dịch vụ cơ bản không có thay đổi nhiều và mang lại cho người dùng môi trường để thể triển khai và xây dựng hệ thống một cách đơn giản, nhanh chóng và an toàn hơn nhiều so với việc bắt tay vào xây dựng phát triển các nền tảng cục bộ trước đây.

Các thành phần dịch vụ cơ bản của Microsoft ở hệ thống nội bộ như Dịch vụ chia sẻ file nội bộ (đi kèm hệ thống quản lý xác thực người dùng AD và các chính sách, permision), dịch vụ Email Exchange system , Dịch vụ Sharepoint portal , Bộ ứng dụng Microsoft Office cho người dùng  lần lượt được chuyển lên nền tảng Cloud dưới dạng Onedrive Business, Exchange Online, Sharepoint Online , bộ ứng dụng MS Office 365 Online … được microsoft tích hợp lại thành các gói dịch vụ 365 Business Basic, 365 Business Standard, 365 Business Premium, hoặc tuỳ chọn các ứng dụng thêm như MS 365 Apps …

MS 365 Business Basic	MS 365 Business Standard	MS 365 Business Premium	MS 365 Apps
Sử dụng các công cụ Office Online (Web) cơ bản gồm Word, Excel, và PowerPoint	Sử dụng các ứng dụng và dịch vụ Cloud của Microsoft Office 365 Offline trên nhiều thiết bị bao gồm Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher, Access	Kế thừa đầy đủ chức năng và giải pháp của bộ Business Standard, và bao gồm thêm các tính năng cao cấp để bảo vệ quản lý thiết bị và ngăn ngừa các rủi ro thông tin Cyberthreat.	Dành cho doanh nghiệp chỉ sử dụng các bộ công cụ ứng dụng Cloud của Microsoft bao gồm Outlook, Word, Excel, Power Point, Publisher, Access. Không bao gồm Email Exchange online và Teams.
Phù hợp với các doanh nghiệp muốn triển khai các ứng dụng cộng tác, các giải pháp tổ chức dữ liệu và cộng tác từ xa, lưu trữ tập trung và bảo mật một cách dễ dàng bằng môi trường Cloud services.	Phù hợp với doanh nghiệp hoặc người dùng cần sử dụng các ứng dụng doanh nghiệp Offline hoặc đa nền tảng, cộng tác và đồng bộ trên nhiều thiết bị …	Phù hợp với các doanh nghiệp có nhiều yêu cầu khắc khe hơn về tính chất bảo mật về dữ liệu cá nhân hay doanh nghiệp, giúp đảm bảo an ninh an toàn, chống thất thoát dữ liệu ở mức thiết bị.	Dành cho các doanh nghiệp linh hoạt sử dụng các tuỳ chọn offline ứng dụng Microsoft  và lưu trữ tập trung.
Lưu ý: mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn mua hỗn hợp các loại license phù hợp với các nhóm hoặc khu vực người dùng khác nhau cho tổ chức của mình.

Sau đây là mô phỏng về hình thức chuyển đổi mô hình dịch vụ và ứng dụng của Microsoft từ môi trường nội bộ (local) lên môi trường Cloud Services theo cách hình dung ánh xạ 1:1.

Việc triển khai các ứng dụng của Microsoft trên nền tảng Office 365 cũng tương đối dễ dàng và nhanh chóng, và đôi khi không cần nhiều sự hỗ trợ hoặc can thiệp của chuyên gia công nghệ (IT).

Tuy nhiên, việc tổ chức cấu trúc dữ liệu và hệ thống từ đầu không được xem xét và quan tâm đúng mức , các công tác phổ biến hướng dẫn người dùng không được xây dựng từ ban đầu sẽ làm nảy sinh một số vấn đề hoặc hệ quả mà sau đó các doanh nghiệp trở nên khó kiểm soát, quản lý thông tin và khai thác hết giá trị các ứng dụng và bộ công cụ của giải pháp MS Office 365.

Chính vì tính dễ dàng và nhanh chóng khi triển khai MS Office 365 nên khi doanh nghiệp quyết định đầu tư giải pháp MS Office 365 thường sẽ cắt giảm từ đầu phần khối lượng công việc liên quan tới việc thiết kế, chuyển đổi mô hình tổ chức doanh nghiệp tương ứng với mô hình hoạt động thực tế, hướng dẫn và tạo thói quen từ đầu cho người dùng sử dụng và khai thác hiệu quả các ứng dụng…

Do vậy, một số đơn vị khi đầu tư MS Office 365 lại thiếu thành viên tham vấn về IT hoặc không chú trọng tới cơ chế kiểm tra cách thức tổ chức dữ liệu người dùng tập trung, nên sau một thời gian vận hành, hầu như chỉ sử dụng được khoảng 30% giá trị của bộ gói giải pháp Office 365 mang lại, và dữ liệu , phân quyền hệ thống đều hoàn toàn không có cơ chế quản lý, tổ chức, hướng dẫn người dùng sử dụng lưu trữ tập trung, sử dụng các công cụ cộng tác… để lưu giữ thông tin dài hạn, thúc đẩy nhanh việc trao đổi chia sẻ thông tin chung như mô hình triển khai hệ thống dữ liệu cục bộ trước đây.

Sau đây là bảng tóm lược các thành phần chuyển đổi từ Local Services sang môi trường MS Office 365

Local | On-Premise system	Cloud Office 365
Local Active Directory	Azure Active Directory (Chỉ hiển thị rõ ở gói Business Premium)
Local File Server	Office 365 OneDrive Business
Local Sharepoint portal	Office 365 Sharepoint Online
Local Mail Exchange Server	Office 365 Exchange Online
Local Office software (Word, Excel, Powerpoint …)	MS 365 Office Online | Advance (Word, Excel, Powerpoint online/ offline …)

 

Dựa trên cấu trúc môi trường chuyển đổi, các thành phần tổ chức phân nhóm (Group) và phân quyền (Permission | Policy), Mail Flow controll … vẫn được ánh xạ tương ứng như môi trường local bằng công cụ quản trị Microsoft 365 Admin Center đi cùng các bộ công cụ quản trị chức năng Sharepoint Admin Center, Exchange Admin Center, Azure Active Directory Admin Center, Teams Center … để quản trị và thiết lập tổ chức mô hình kiến trúc doanh nghiệp trên nền tảng Cloud 365.

Ngoài ra, các bộ cộng cụ quản trị và đo lường của Cloud Services cũng cho phép người quản trị có bức tranh đo lường và hình dung đầy đủ về tính đóng góp và tần suất/ hiệu suất sử dụng ứng dụng của người dùng thường xuyên để có thể theo dõi hiệu suất khai thác của người dùng thường xuyên và thúc đẩy.

Chúng tôi hỗ trợ được gì cho bạn trên nền tảng Office 365 ?

Migration
Migration Manager	Di chuyển các dịch vụ chia sẻ file (File Share) từ môi trường Local (On-Premise) sang Office 365
Các giải pháp chuyển đổi dữ liệu	Di chuyển các nội dung từ Sharepoint Server nội bộ (Local) từ môi trường 365	Chuyển đổi dữ liệu từ các môi trường Cloud Services khác về giải pháp Microsoft Office 365

• Hỗ trợ miễn phí:
  • Tư vấn và xây dựng mô hình tổ chức doanh nghiệp trên Office 365
  • Tổ chức và xây dựng tài liệu hỗ trợ hướng dẫn người dùng sử dụng không gian lưu trữ chia sẻ (OneDrive Business)
  • Tư vấn tổ chức cấu trúc MS Teams & MS Sharepoint
  • Các tư vấn sử dụng khác ,…
• Tổ chức Office 365 theo mô hình tổ chức doanh nghiệp với mức chi phí hợp lý
  • Hỗ trợ doanh nghiệp tổ chức dữ liệu tập trung trên nền tảng MS Office 365.
  • Hướng dẫn tập trung người dùng sử dụng các công cụ Office 365.
  • Chuyển đổi & di chuyển dữ liệu Email sang Office 365 .
  • Di chuyển dữ liệu chia sẻ file Nội bộ (Local) Sang OneDrive Business trên Office 365
  • Cách thức lưu trữ, cộng tác , sao lưu dữ liệu ….

Thời gian chuyển đổi: từ 7-10 ngày

Thời gian hướng dẫn trực tiếp: từ 2-3 ngày

Duy trì dịch vụ bảo trì và hỗ trợ kỹ thuật với mức chi phí tối thiểu nhất.

 

Vui lòng liên hệ (contact@ccvi.vn) để chúng tôi có thể tư vấn và hỗ trợ bạn thêm.

— o —